Какие документы нужно иметь для подтверждения права на вычет НДС
Счет-фактура
В обязательном порядке для получения вычета по НДС должен быть счет-фактура, полученный от поставщика.
Если счета-фактуры нет (в том числе по причине утраты), то вычета не будет.
Если вместо оригинала счета-фактуры вы имеете его дубликат, вычет НДС по нему заявить не получится. Налоговый кодекс не предусматривает такой возможности.
Счет-фактура, на основании которого покупателем принимается к вычету НДС, предъявленный продавцом, может оформляться на бумаге или в электронной виде (п.1 ст. 169 НК РФ).
Пунктом 3 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, утвержденного приказом Минфина от 5 февраля 2021 г. № 14н, установлено, что электронные счета-фактуры выставляют и получают через операторов ЭДО, реализующих обмен электронной документацией по ТКС.
При этом электронные счета-фактуры оформляются, если обе стороны согласны, и у них имеется техническая возможность для работы с документами в такой форме.
Соответственно, электронный счет-фактура, полученный через оператора ЭДО по ТКС, является основанием для принятия покупателем налога к вычету. При этом счет-фактура должен соответствовать требованиям, установленным статьей 169 НК РФ (письмо Минфина от 22 декабря 2021 г. № 03-07-09/104829).
Другие первичные документы
Кроме счета-фактуры, нужны другие первичные документы (накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, платежные поручения и т. п.), в которых НДС выделен отдельной строкой.
Накладные на внутреннее перемещение товаров (ТОРГ-13) не могут подтверждать доставку товара от контрагента. На это указали судьи в Постановлении АС Уральского округа от 29 июля 2026 г. № Ф09-1852/26 по делу № А76-42946/2024.
Накладные ТОРГ-13 составляются налогоплательщиком в одностороннем порядке. Поэтому они не могут рассматриваться в качестве первичного документа, фиксирующего факт доставки приобретенного товара от продавца. Путевые листы и транспортные накладные они заменить не могут.
Также для вычета НДС важен факт поставки продукции именно тем контрагентом, который указан в счете-фактуре.
В Постановлении АС Западно-Сибирского округа от 3 марта 2025 г. № Ф04-459/2025 по делу № А27-7161/2024 говорится, что в обоснование заявленных вычетов по НДС необходимо предоставить документы, подтверждающие реальные операции по поставке товара конкретным, а не абстрактным контрагентом. Сам по себе факт наличия товара у налогоплательщика права на вычет не дает, если невозможно установить его происхождение и кто поставщик.
Для подтверждения доставки товара нужна товарно-транспортная накладная, а не товарная. Товарная накладная относится к документации по учету торговых операций и применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Она не свидетельствует о передвижении товара, в т. ч. о поставке покупателю (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 марта 2025 г. № Ф08-85/2025 по делу № А15-8223/2023).
Только товарно-транспортная накладная может подтвердить факт реального движения товара, т. е. его перевозки от продавца покупателю. Также в ней содержатся данные, позволяющие идентифицировать транспортные средства и лиц, ответственных за доставку и приемку товара, а также адреса погрузки.
Если перевозка (доставка) осуществляется седельными тягачами, оборудованными сцепными устройствами для транспортировки грузов специализированными прицепами, то в транспортной накладной и в путевом листе обязательно должны быть указаны данные об используемых прицепах. Отсутствие таких сведений в транспортных документах – один из признаков фиктивности операции, что может стать основанием для отказа в учете расходов и вычете НДС по услугам перевозки (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.07.2026 № Ф02-1293/2026 по делу № А33-22016/2024).
Для проверки реальности перевозки при возникновении соответствующих сомнений в транспортной накладной нужна детальная информация о водителе (Постановление АС Волго-Вятского округа от 27 января 2026 г. № Ф01-5022/2025 по делу № А17-4065/2024). Если в документе будут только Ф. И. О. водителей, то установить факты реального исполнения условий договоров не получится, и инспекция получит основания для отказа в вычетах по НДС и в зачете расходов на перевозку.
Расчеты между сторонами
Одних банковских выписок по контрагентам недостаточно (Постановление АС Северо-Западного округа от 19 мая 2026 г. № Ф07-2426/2026 по делу № А56-105024/20240). Сами по себе выписки подтверждают, что контрагент действующий. Но они не свидетельствуют о том, что этот контрагент реально выполнял обязанности по договорам.
Поводом для отказа в вычете НДС могут быть и наличные расчеты (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 8 июня 2026 г. № А45-32052/2024).
Фирма оплачивала услуги наличными и использовала для подтверждения вычетов универсальные передаточные документы (УПД) вместе с кассовыми чеками.
Налоговики посчитали такой подход сомнительным и отказали в вычете, а фирма обратилась в суд.
Кассационный суд встал на сторону инспекции. Было установлено, что:
- Компания ограничилась чеками и УПД, но не представила бухгалтерские регистры, которые подтверждали бы реальное оприходование этих услуг.
- Кассовый чек не дает возможности понять, за какой именно договор и конкретный объем работ были внесены деньги. Это делает платеж «непрозрачным».
- У обеих компаний были действующие расчетные счета, которые никто не блокировал. В такой ситуации выбор наличных расчетов выглядит подозрительно. Суд расценил это как признак того, что сделка была формальной, а не реальной.
А в Постановлении АС Уральского округа от 7 октября 2026 г. № Ф09-3316/26 по делу № А76-40004/2025 судьи отметили, что одного УПД может быть достаточно для подтверждения права на вычет, только если инспекция не ставит под сомнение сам факт осуществления соответствующих операций.
Если же сомнения есть, то налогоплательщик должен быть готов дополнительно предоставить полный пакет: договоры, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, заявки, акты оказанных услуг, сертификаты качества, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов за соответствующий период.
Источник материала