Как обосновывать расходы на перевозку есть нет ЭТрН и на сколько велики налоговые риски

Штрафов за отказ от перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД) или за использование бумажных документов вместо электронных в законодательстве не предусмотрено. Но игнорирование требований по переходу на электронный документооборот может привести к серьезным финансовым и правовым последствиям.

Самый существенный риск связан с налоговым учетом. Если организация продолжит использовать бумажные транспортные накладные там, где требуется электронный формат, налоговая может не признать эти расходы при расчете налога на прибыль.

Также могут возникнуть проблемы с вычетами по НДС. Это происходит потому, что транспортная накладная является первичным документом, подтверждающим факт оказания транспортных услуг. Отсутствие правильно оформленного (в данном случае – электронного) документа может ставит под сомнение реальность хозяйственной операции.

До 1 марта 2027 года Минтранс ввел переходный период. МВД и Ространснадзор будут ограничиваться устными замечаниями вместо наложения штрафов за отсутствие электронного документа. Это дает время для адаптации, но не освобождает от перехода на электронные перевозочные документы.

Затраты организации на перевозку груза подтверждает транспортная накладная

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Второе условие выполняется, если есть документы, оформленные в соответствии с российским законодательством, и (или) бумаги, косвенно подтверждающие произведенные расходы.

При отсутствии ЭТрН есть риски как в части налога на прибыль, так и в части НДС.

Налоговая может не признать эти расходы при расчете налога на прибыль, квалифицировав их как неподтвержденные.

А одним из условий для применения вычета по НДС является принятие услуг к учету на основании первичных документов. Отсутствие ЭТрН приравнивается к отсутствию первичного документа.

Минфин в своих разъяснениях неоднократно подчеркивал: если перевозка есть, а ТН нет — это серьезный повод для претензий со стороны проверяющих (письма Минфина России от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110).

Какие документы могут подтвердить перевозку, если нет ЭТрН

Само по себе отсутствие транспортной накладной (в т.ч. оформленной в электронном виде) не является критическим.

ФНС в письме от 20.02.2021 № СД-3-3/1280@ подчеркнула, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих произведенные расходы в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ. А значит, организация не ограничена в вопросе обоснования правомерности учета затрат. Такое же мнение налоговиков изложено в письме ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@. Это поддержано в письмах Минфина РФ от 21.03.2023 №03-07-11/23920, от 02.10.2023 № 03-03-06/1/93352, от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57546, от 09.06.2026 №03-03-06/1/48969.

Расходы можно подтвердить иными документами, которые доказывают реальность хозяйственной операции. Главное, чтобы они соответствовали требованиям ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухучете» о наличие всех обязательных реквизитов.

Стороны могут, к примеру, заключить отдельный договор перевозки, а сам факт оказания услуг по перевозке подтвердить актом оказанных услуг.

Судебная практика показывает, что в спорных ситуациях суды часто встают на сторону налогоплательщика, если он может предъявить «пакет» таких документов:

• Акты оказанных услуг (как основной документ для закрытия сделки).
• Путевые листы (с отметками о маршруте и пробеге).
• Журналы регистрации путевых листов.
• Переписку и иные документы, подтверждающие факт взаимодействия с перевозчиком.

11-ый арбитражный апелляционный суд в постановлении №А65-36195/2023 от 29.07.2024 , ссылаясь на п.20 постановления ВС РФ от 26.06.2018 №26, отметил, что при перевозках не обязательно составлять транспортную накладную. Заключение договора перевозки может быть подтверждено иными документами, например, договором и актом оказанных услуг.

13-ый арбитражный апелляционный суд в постановлении №А56-46112/2020 от 06.07.2023 отметил, что наличие договорных отношений может подтверждаться и иными доказательствами (п.20 Постановления Пленума ВС РФ №26 от 26.06.2018). В данном случае это акты оказанных услуг/выполненных работ.

Несмотря на то, что закон позволяет подтверждать расходы разными способами, риск остается. Налоговая инспекция не приветствует отсутствие транспортных накладных. В ходе проверок инспекторы часто используют этот факт как «красный флаг», заявляя, что перевозки на самом деле не было, а сделка — фиктивная.

Кому могут выписать штраф по КоАП за отсутствие ЭТрН

До 1 марта 2027 года Минтранс объявил переходный период, в течение которого инспекторы будут ограничиваться устными замечаниями вместо наложения штрафов за отсутствие электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Но с началом весны 2027 года переходный период заканчивается, и участникам грузоперевозки могут выписывать штрафы по ст. 12.21 КоАП РФ за нарушение правил перевозки грузов либо по ст. 11.14.3 КоАП РФ за невыполнение обязанностей, предусмотренных законодательством о транспортно-экспедиционной деятельности, Вторая санкция касается экспедиторов.

Статья 12.21 КоАП РФ устанавливает штраф за нарушение правил перевозки грузов в размере пятисот рублей либо предупреждение.

Подпишись на рассылку