Инструкция по составлению акта сверки взаиморасчетов

Важно. ФСБУ 28/2023 применяется ко всем экономическим субъектам, включая некоммерческие организации, за исключением организаций бюджетной сферы (п. 1 ФСБУ 28/2023). ИП, не ведущие бухгалтерский учет (п. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ), освобождены от применения ФСБУ 28/2023. Если ИП ведет бухучет добровольно — стандарт применяется на общих основаниях. Стандарт обязателен с 1 апреля 2025 года — годовая инвентаризация за 2025 год уже проводилась по новым правилам.

Шаг 1. Определите период и основание сверки

Период устанавливает инициатор: месяц, квартал, год. Если периодичность прописана в договоре, следуйте договору.

Сверка обязательна в следующих случаях:

• перед годовой отчетностью — инвентаризация расчетов по ФСБУ 28/2023;
• при закрытии или расторжении договора;
• при подготовке к аудиту или суду;
• при смене бухгалтера или руководителя;
• для прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ);
• при взаимозачете или переуступке долга;
• при сверке расчетов по ЕНС с налоговой.

С 1 октября по 31 декабря проводится инвентаризация основных средств, НМА, капитальных вложений и запасов (ОС — раз в 3 года, библиотечные фонды — раз в 5 лет). Инвентаризация обязательств (расчетов) проводится по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Прямого штрафа именно за непроведение инвентаризации нет. Ст. 15.11 КоАП предусматривает ответственность за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности — от 5 000 до 10 000 руб., при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1–2 года. Ответственность возникает, если отсутствие инвентаризации привело к искажению учета и отчетности.

Шаг 2. Выберите форму

Форма 0510477 не применяется для расчетов:

• с работниками (зарплата, подотчет);
• с нерезидентами;
• с физлицами по доходам;
• по долговым обязательствам (сч. 301.00);
• по финансовым вложениям (сч. 204.00, 215.00);
• по межбюджетным трансфертам, субсидиям, субвенциям.

Шаг 3. Соберите данные

Данные берутся со счетов бухгалтерского учета:

• счет 60 — расчеты с поставщиками и авансы выданные;
• счет 62 — расчеты с покупателями и авансы полученные;
• счет 76 — прочие дебиторы и кредиторы;
• счета 66, 67 — кредиты и займы.

Понадобятся: выписки по расчетному счету, УПД, товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, договоры и допсоглашения.

Проверьте до заполнения:

• все документы за период проведены в учете — непроведенные в акт не попадут;
• нет дублей контрагента в справочнике;
• ручные проводки привязаны к документу расчета.

Шаг 4. Заполните шапку

Обязательные реквизиты:

• наименование документа — «Акт сверки взаиморасчетов»;
• номер и дата составления;
• период сверки (например, с 01.01.2026 по 30.09.2026);
• полные наименования обеих организаций;
• ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП;
• юридические адреса;
• ссылка на договор (номер, дата);
• валюта расчетов (если договор в валюте — курс на дату операции).

Нюанс. Дата акта не может быть позже даты подписания — это логическое требование, вытекающее из общих принципов оформления документов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ), а не прямая норма закона. Акт за сентябрь можно подписать в октябре, но не наоборот.

Шаг 5. Заполните табличную часть

Таблица делится на два раздела: «По данным организации» (слева) и «По данным контрагента» (справа).

В каждой строке указываются:

• дата операции (дата отгрузки или оплаты, не дата составления акта);номер и 
• дата первичного документа (УПД, накладная, платежное поручение);
• содержание операции;
• сумма по дебету или кредиту.

Графы контрагента остаются пустыми — он заполнит их при получении.

Пример заполнения со стороны покупателя (ООО «Альфа»):

Дата	Документ	Операция	Дебет	Кредит
08.04.2026	УПД № 123 от 08.04.2026	Поставка краски	—	10 000
21.04.2026	ПП № 36 от 21.04.2026	Оплата по договору	9 000	—
Итого			9 000	10 000

Расчет сальдо: 0 + 9 000 − 10 000 = −1 000 руб. Долг ООО «Альфа» в пользу поставщика — 1 000 руб.

Шаг 6. Подведите итоговое сальдо

Формула: 

Сальдо конечное = Сальдо начальное + Обороты по дебету − Обороты по кредиту.

Точная формулировка в акте (обязательно текстом, не только цифрами): «По данным ООО "Альфа" на 30.09.2026 задолженность в пользу ООО "Гамма" составляет 1 000,00 руб.» или «Взаимные расчеты между сторонами за указанный период произведены полностью, задолженность отсутствует».

Развернутое сальдо вместо свернутого. Если по одному контрагенту есть и дебетовый, и кредитовый остаток (например, аванс по одному договору и долг по другому) — показывайте их отдельно. Свернутое сальдо вводит контрагента в заблуждение.

Шаг 7. Выделите НДС

Порядок выделения НДС зависит от налогового статуса контрагента.

Плательщики НДС по основной ставке. Выделите налог отдельной колонкой или укажите «в т.ч. НДС 22%».

Пример: «Общая сумма долга — 40 000 руб., в том числе НДС 22% — 7 213,11 руб.»

Плательщики на УСН с доходом выше порога. С 1 января 2026 года ИП и организации на УСН с доходом выше порога (20 млн руб. за 2025 год, порог зафиксирован на уровне 20 млн руб. на 2026–2029 годы законом от 04.07.2026 № 228-ФЗ) обязаны платить НДС — по специальной ставке 5% или 7% (без вычетов) либо по общеустановленной ставке 22% (с вычетами) — по выбору. НДС в акте сверки выделяется по применяемой ставке.

УСН с доходом ниже порога и самозанятые. Для плательщиков на УСН, освобожденных от НДС (доход ниже порога), и самозанятых НДС не выделяется — указывается общая сумма.

Зачем выделять НДС. Расхождения в НДС часто сигнализируют об ошибках в счетах-фактурах или УПД, что может привести к отказу в вычете. Сверка сумм НДС — отдельная задача, которая не покрывается только актом сверки.

Шаг 8. Подписание

Кто подписывает:

• руководитель — по уставу, без доверенности;
•  главный бухгалтер — только при наличии доверенности или если право подписи закреплено в приказе;
• иные сотрудники — по доверенности с указанием ее реквизитов прямо в акте;
• ИП — лично или через представителя по доверенности.

Печать необязательна, но ставится, если требует внутренний регламент или контрагент. При ЭДО печать физически невозможна — ее заменяет КЭП. Акт подписывается обеими сторонами, иначе документ не имеет силы.

Шаг 9. Отправка контрагенту

ЭДО (рекомендуется). Акт формируется в бухгалтерской программе, подписывается КЭП и отправляется через оператора ЭДО. Статус виден в программе: отправлен → доставлен → подписан / отклонен.

PDF по электронной почте. Подходит для разовых сверок. Контрагент распечатывает, подписывает, сканирует и возвращает. Риск: подпись только одной стороны — документ недействителен.

Бумажный обмен. Два экземпляра, оба подписаны с вашей стороны, направляются контрагенту. Он подписывает и возвращает один экземпляр.

Срок ответа. Законодательный срок не установлен — ни ГК РФ, ни Закон № 402-ФЗ его не определяют. В отдельных типах договоров (например, ресурсоснабжение) или в ведомственных регламентах встречаются сроки от 3 до 14 рабочих дней. В договоре с контрагентом лучше прописать срок явно.

Шаг 10. Что делать при расхождениях

Расхождения — нормальная ситуация. Проверяйте причины в следующем порядке (от частой к редкой):

Период — у обеих сторон одинаковый? Договор — сверяете по одному или по всем? Включите разбивку по договорам.

Непроведенные документы — все ли накладные и оплаты проведены в базе? Авансы и зачеты — стороны по-разному отражают предоплату и ее зачет.

Возвраты и корректировки — отразил ли контрагент возврат тем же периодом?

Документы на границе периода — отгрузка 31-го, приемка 1-го. Обе стороны формально правы. Зафиксируйте в акте комментарием, закроется следующим периодом.

Действия при расхождениях:

• не подписывайте акт в текущем виде;
• составьте акт сверки с разногласиями — укажите конкретные документы, по которым есть расхождение;
• запросите копии спорных документов;
• после корректировки учета одной из сторон сформируйте новый акт.

В ЭДО: контрагент может отказать в подписи с указанием причины. Это не сбой, а сигнал искать расхождение. Не переотправляйте тот же акт — исправьте причину.

Шаг 11. Исправление ошибок, выявленных при сверке

Порядок исправления зависит от момента обнаружения ошибки и ее существенности (ПБУ 22/2010, действует в 2026 году).

Важно разделение существенных и несущественных ошибок на стадии «после подписания, до утверждения» принципиально: существенные исправляются декабрем отчетного года прямыми проводками, несущественные — в месяце выявления через счет 91 (пп. 7, 8, 14 ПБУ 22/2010). Счет 84 применяется только после утверждения отчетности для существенных ошибок.

Шаг 12. Формирование акта в бухгалтерской программе

Сформируйте акт по алгоритму, заложенному в вашу программу учета. 

Про молчаливое согласие акта

Формулировка «Если акт не возвращен до [дата], считать его согласованным» работает по-разному:

• Имеет силу, если условие о молчаливом согласии прямо прописано в договоре, подписанном обеими сторонами. Суды применяют такие условия, они встречаются в договорах ресурсоснабжения, утвержденных Правительством РФ.
• Не имеет силы, если условие прописано только в сопроводительном письме, без договорного основания. Молчание контрагента в этом случае не приравнивается к согласию.
• Суды оценивают молчание в совокупности с другими обстоятельствами: факт отправки, предыдущая практика подписания, отсутствие возражений. Односторонний акт без подписи контрагента не является доказательством признания долга.