«Опоздавшие» документы: как не запутаться в учете, если УПД пришел с задержкой

Причин, из-за которых документы поступают с опозданием – масса: контрагент забыл отправить, курьер задержал, документ просто затерялся в почте. Это несложная ситуация для бухгалтерии.

Налог на прибыль: когда можно признать расходы?

Для целей налога на прибыль, в отличие от бухучета, учет расходов без первичной документации невозможен (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Главное правило: расходы должны быть отражены в том периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 271, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Расходы, подтверждаемые опоздавшими первичными документами, отражаются как выявленная ошибка в налоговой базе периода, к которому эти расходы относятся (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Поэтому если первичный документ получен после окончания отчетного (налогового) периода и после сдачи налоговой декларации, то необходимо:

• внести исправления в налоговые регистры отчетного (налогового) периода и скорректировать налоговую базу;
• подать уточненную налоговую декларацию за отчетный (налоговый) период.

Если неотражение расходов привело к переплате налога в периоде, к которому они относятся, то расходы, подтвержденные опоздавшими документами, можно учесть в периоде получения документов. То есть в текущем периоде. И так поступить можно, если:

• налоговая декларация за текущий период является прибыльной;
• на дату представления этой декларации со дня уплаты налога по декларации, составленной с пропуском расхода, не прошло 3 лет.

Налоговый кодекс не позволяет «выбирать» удобный момент для списания затрат.

Стоимость товаров, приобретенных для перепродажи, списывается на расходы в момент их реализации. Если продали товар, но не получили на него «входящие» документы, признать расходы в момент реализации нельзя (пп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320 НК РФ). Придется ждать поступления УПД.

Если документы пришли до того, как сдали декларацию за отчетный период, в котором фактически произошла операция, еще можно успеть отразить расходы «задним числом» (в периоде совершения сделки). Если же декларация уже сдана — придется подавать уточненку или отражать расход в текущем периоде (если это не приведет к искажению налоговой базы).

На УСН расходы признаются только после их фактической оплаты. Это дополнительное условие для упрощенцев. Кроме того, для признания расходов по оплате стоимости товаров, приобретенных для перепродажи, имеется дополнительное условие: такие расходы признаются по мере реализации товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

НДС: когда заявлять вычет?

Чтобы принять налог к вычету, нужно соблюсти три условия (ст. 171, 172 НК РФ):

1. товар принят на учет,
2. используется в облагаемой деятельности,
3. есть счет-фактура (УПД).

Если УПД пришел до сдачи декларации, есть полное право заявить вычет в том квартале, когда товар был принят на учет. Это законно, даже если сам документ поступил чуть позже, но до момента подачи отчетности (абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Если УПД пришел после сдачи декларации, вернутся в прошлое не получится. Вычет придется перенести на тот квартал, в котором фактически получили документ.

Минфин и ФНС придерживаются позиции, что при ЭДО датой получения считается дата, зафиксированная в системе. Поэтому, если электронный УПД пришел в 3-м квартале, именно в нем и стоит заявлять вычет.

Если вы не успели заявить вычет сразу, НК РФ позволяет сделать это в течение трех лет после принятия товаров или услуг на учет.

Самый безопасный вариант — заявить вычет в том квартале, когда фактически получили «опоздавший» УПД. Это избавит от необходимости подавать уточненные декларации.

Подпишись на рассылку