НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм: о чем важно помнить

Работник - подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем организации, предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник не отчитался по подотчетным суммам, т.е. не представил авансовый отчет, то выданные средства считаются его налогооблагаемым доходом.

Минфин России в письме от 30 апреля 2025 г. № 03-15-06/44169 разъяснял, что подотчетные суммы считаются налогооблагаемым доходом работника, если выполняются три условия:

1. организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено;
2. отсутствует факт их возврата в кассу или на расчетный счет организации;
3. работодатель принял решение не удерживать у работника упомянутые средства из заработной платы.

Если все три условия выполнены, то суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений. Значит, такие суммы подотчетных сумм облагаются страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке.

Отметим и судебную практику.

Инспекторы при проверке доначисляют НДФЛ и страховые взносы в следующих случаях:

• неправильно выданы под отчет денежные средства: нет распорядительного документа, соответствующего приказа или заявления работника;
• при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование организацией ТМЦ. То есть когда нет чеков, товарных накладных, приходных кассовых ордеров и т.д.

При проверке налоговые инспекторы доначислят налоги, пени и штрафы, если не будет подтверждающих документов. И суд в таком случае не поможет. Судьи поддерживают инспекторов и обязывают доплатить налоги.

Например, позиция в постановлениях Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08, от 5 марта 2013 г. № 14376/12 и № 13510/12, определении Верховного суда РФ от 11 февраля 2021 г. № 307-ЭС20-23792, постановлении Арбитражного суда Дальневосточного округа от 2 февраля 2024 г. № Ф03-6183/2023 по делу № А73-4045/2023.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку