Как скорректировать учетную политику на 2027 год в связи с переходом на ЭТрН
Простого указания на то, что документы оформляются в электронном формате в учетной политике недостаточно. Нужно прописать виды и форматы документов, указать ответственных сотрудников, из роли и варианты применяемых ЭЦП.
Эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера выпустили для своих подписчиков рассылку: «Электронные транспортные документы: что изменить в учетной политике на 2026 год».
Согласно Федеральному закону от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные можно использовать только в порядке исключения.
При перевозке груза покупателю своим транспортом, то есть без привлечения стороннего перевозчика и при отсутствии договора перевозки, транспортная накладная (ни электронная, ни бумажная) по закону не требуется. Достаточно других документов - путевой лист, УПД, внутренняя накладная.
Что нужно для работы с электронными транспортными накладными
Риски работы без электронных документов
До 1 марта 2027 года участники перевозки, оформившие документы на бумажном носителе вместо электронного формата, не будут подвергаться штрафным санкциям. Этот переходный период введен для адаптации рынка.
Если после 1 марта 2026 года не применять электронную форму к тем перевозочным документам, для которых она установлена в обязательном порядке, не миновать налоговых последствий – отказа в вычетах НДС и снятия расходов - из-за отсутствия правильно оформленных первичных документов, где должна быть информация о действительных параметрах операции и лице, ответственном за исполнение.
Что внести в учетную политику на 2026 год
Согласно требованиям электронного документооборота основные правила оформления первички должны быть закреплены в учетной политике для бухгалтерского учета (п. 10 ПБУ 1/2008). Это касается, как грузоперевозок, так и экспедиционной деятельности.
Корректировки в учетную политику вносятся приказом руководителя, где указывается основание – вступление в силу Федерального закона от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ.
Вот пункты, в которые нужно внести в учетную политику на 2026 года:
- Укажите виды транспорта, который используется для грузоперевозок. Например, автомобильный.
- Укажите, что организация перешла на электронные транспортные документы.
Пример формулировки:
«Организация с 1 января 2027 года оформляет первичные документы на перевозку и (или) экспедицию грузов в электронном виде в соответствии с порядком, установленным ФНС по согласованию с Минтрансом на основании закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ».
- Впишите новый способ обмена электронными документами — через оператора ЭДО или без (если не указан в УП ранее).
Для этого сначала выберите аккредитованного оператора системы электронных перевозочных документов, который возьмет на себя обязанность направлять полученные документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса.
Пример формулировки:
«Организация осуществляет обмен электронными документами через аккредитованного оператора электронного документооборота _________________ (название)».)» в соответствии с порядком обмена, утвержденным постановлением Правительства от 27.04.2026 № 469».
- Перечислите виды электронных перевозочных и экспедиторских документов, которые используете для оформления и учета перевозок:
- электронная транспортная накладная;
- электронная сопроводительная ведомость;
- электронный заказ-наряд;
- электронные поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- электронный путевой лист;
- электронный заказ и заявка;
- единый транспортный документ для перевозок несколькими видами транспорта. Укажите, что применяется формат, утвержденный ФНС.
Дополнительная формулировка:
«Первичные учетные документы составляются в электронном виде, в соответствии с форматами, утвержденными ФНС РФ. Перечень используемых организацией форматов электронных документов отражен в Приложении №_____ к настоящей учетной политике.»
Обновите приложения к учетной политике, исключив из него устаревшие бумажные формы перевозочных документов.
- Укажите срок хранения электронных документов – не менее 5 лет с момента размещения в системе и особенности хранения.
Пример формулировки:
«Первичные учетные документы подлежат хранению не менее 5 лет после отчетного года. Хранение электронных архивных документов осуществляется в _______ (место, подразделение). Параллельно осуществляется дополнительное копирование данных на физические носители. Проверка работоспособности систем хранения осуществляется ответственными лицами раз в ___ года».
- Утвердите список сотрудников, которые уполномочены подписывать ЭПД.
Пример формулировки:
«Перечень должностей и полномочий на подписание документов организации приведен в Приложении №___ к настоящей учетной политике.»
- Определите роли сотрудников и укажите какой тип ЭП они могут использовать.
Руководитель подписывает документы своей УКЭП. Сотрудники могут использовать УКЭП с машиночитаемой доверенностью или УНЭП «Госключа».
Работники на маршруте могут использовать УНЭП «Госключа» при отсутствии постоянного доступа к интернету.
Пример формулировки для учетной политики:
«Электронные перевозочные документы организации подписываются следующими видами электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Применяется единоличным исполнительным органом (руководителем), а также сотрудниками организации, уполномоченными на подписание юридически значимых титулов документов от имени организации.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП / Госключ) или Простая электронная подпись (ПЭП). Применяется уполномоченными лицами в случаях, прямо предусмотренных Федеральным законом № 259-ФЗ и правилами обмена перевозочными документами для фиксации фактов хозяйственной жизни (прием/сдача груза).
Полномочия таких лиц подтверждаются машиночитаемой доверенностью. Уполномоченные на подписание документов от имени организации лица, применяют сертификаты квалифицированной электронной подписи физического лица. Полномочия таких лиц подтверждаются машиночитаемой доверенностью. Хранение доверенностей осуществляется в Едином блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) - распределенный реестр ФНС России.»
Второй вариант. В ряде компаний удобнее всего составить таблицу, которая будет одновременно и регламентом применения ЭЦП.
Должность работника | Подписание документа | Тип электронной подписи |
Кладовщик / Логист склада | Электронная транспортная накладная (ЭТрН) Титул 1 (Грузоотправитель - погрузка) | УКЭП (КЭП физлица) с машиночитаемой доверенностью (МЧД) |
Водитель / Экспедитор | ЭТрН Титул 2 (Перевозчик - прием груза) | УНЭП (Госключ) / ПЭП |
Кладовщик приемки | ЭТрН Титул 3 (Грузополучатель - приемка) | УКЭП (КЭП физлица) с машиночитаемой доверенностью (МЧД) |
Водитель | ЭТрН Титул 4 (Перевозчик - сдача груза) | УНЭП (Госключ) без МЧД/ ПЭП с МЧД |
-
Зафиксируйте способ представления документов при истребовании их налоговыми органами
Пример формулировки:
«Электронные документы организации, созданные по установленным ФНС форматам, в случае истребований в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган в неизменном виде - по телекоммуникационным каналам связи предоставляется xml-файл документа, заверенного усиленной квалифицированной подписью руководителя или лиц, уполномоченных на такие действия.
Если документы в электронной форме составлены не по установленным ФНС РФ форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган в виде сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью руководителя или уполномоченных лиц».
