Документы, подтверждающие необлагаемый характер выплат работникам по НДФЛ

Для печати|Все cтатьи

Вчера, 12:01 | | Налоги | 0Оставить комментарий

Чтобы выплата не облагалась НДФЛ, необходимо документальное подтверждение основания для освобождения от налога. Перечень документов зависит от вида выплаты и основания, предусмотренного статьей 217 НК РФ.

Документы, подтверждающие необлагаемый характер выплат работникам по НДФЛ

По любому виду необлагаемого дохода работника ИФНС при камеральной проверке может запросить пояснения и документы. Поэтому важно заранее быть готовым и иметь перечень документов.

Камеральная проверка 6-НДФЛ: позиция Верховного Суда по истребованию документов

При этом универсального перечня документов для всех необлагаемых выплат не существует – для каждого случая требуется свой набор подтверждений.

Сразу отметим об «общих» документах. Это те документы, которые нужны практически на каждую необлагаемую выплату:

Приказ/распоряжение руководителя – обязателен практически для всех видов выплат; в нем должны быть указаны основание, размер и получатель.
заявление работника – требуется там, где выплата носит заявительный характер (например, мат. помощь, компенсации).
первичные документы-основания (свидетельства ЗАГС, акты гос. органов, медицинские справки, авансовые отчеты) – самое частое, что запрашивают инспекторы, так как именно они подтверждают факт наступления события/расхода.
Расчетные документы – бухгалтерская справка-расчет суммы, платежные ведомости, выписки по счету.
Локальный нормативный акт (положение об оплате труда, о командировках, о материальной помощи) – закрепляет порядок и предельные размеры выплат внутри организации.

Документы, подтверждающие необлагаемый характер выплат работникам по НДФЛ. Таблица

Приведем таблицу по наиболее распространенным видам выплат и документам, которые обычно запрашивают налоговые инспекторы при камеральных и выездных проверках. Точный набор документов зависит от конкретной ситуации.

№	Вид выплаты	Основание освобождения по ст. 217 НК РФ	Лимит / условие	Документы для подтверждения
1	Материальная помощь (общая, не выше лимита)	п. 28	≤ 4 000 руб. на работника в год	Заявление работника; приказ (распоряжение) руководителя о выплате мат. помощи с указанием суммы и основания; расчетно-платежные документы
2	Мат. помощь при рождении/усыновлении ребенка	п. 8	≤ 1 млн. руб. на каждого ребенка, в течение первого года	Заявление работника; копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка; приказ о выплате
3	Мат. помощь в связи со смертью члена семьи работника	п. 8	Без ограничения по сумме	Заявление работника; копия свидетельства о смерти; документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке/рождении); приказ о выплате
4	Мат. помощь в связи со смертью самого работника (выплата членам семьи)	п. 8	Без ограничения по сумме	Копия свидетельства о смерти; документы о родстве получателя; заявление; приказ
5	Мат. помощь пострадавшим от стихийного бедствия/чрезвычайной ситуации, терроризма	п. 8.3, 8.4	Без ограничения по сумме	Справка/акт компетентного органа (МЧС, местная администрация) о факте ЧС; заявление работника; приказ о выплате
6	Выходное пособие при увольнении (включая по соглашению сторон)	п. 1	≤ 3-кратного (для районов Крайнего Севера – 6-кратного) среднего месячного заработка	Приказ об увольнении; соглашение о расторжении трудового договора / документ-основание увольнения; расчет среднего заработка; расчетный лист
7	Компенсация за использование личного имущества работника (автомобиль, телефон, компьютер и т.п.)	п. 1	В размере, установленном соглашением сторон, при документальном обосновании	Соглашение (доп. соглашение к трудовому договору) о размере и порядке выплаты; документы, подтверждающие право собственности работника на имущество (ПТС, чек и т.п.); документы, подтверждающие фактическое использование имущества в служебных целях (путевые листы, детализация звонков); расчет суммы компенсации
8	Суточные при командировках	п. 1	≤ 700 руб. (РФ) / ≤ 2 500 руб. (загранкомандировки) в сутки	Приказ (решение) о направлении в командировку; служебное задание/отчет о командировке; авансовый отчет; проездные документы, подтверждающие даты выезда/приезда
9	Возмещение командировочных расходов (проезд, проживание, иные расходы)	п. 1	В размере фактических документально подтверждённых расходов	Авансовый отчет; билеты, посадочные талоны; счета и кассовые чеки гостиниц; приказ о командировке
10	Оплата (компенсация) стоимости санаторно-курортных путевок	п. 9	При соблюдении условий	Договор с санаторно-курортной организацией/путевка; документ, подтверждающий статус организации (лицензия санатория); документы, подтверждающие источник финансирования (прибыль после налогообложения, средства ФСС и т.д.); список получателей, утвержденный приказом
11	Оплата (возмещение) медицинских услуг и лечения работника	п. 10	При оплате за счет средств, оставшихся после уплаты налога на прибыль (для организаций на ОСН)	Договор с медицинской организацией; лицензия медорганизации; документы, подтверждающие оказание услуг (акты, счета); документы об источнике финансирования (решение учредителей/справка о прибыли после налогообложения)
12	Подарки работникам (в т.ч. к праздникам, юбилеям)	п. 28	≤ 4 000 руб. на работника в год (в сумме с мат. помощью по п. 1 таблицы)	Приказ о вручении подарков; договор дарения (письменная форма при стоимости от 3 000 руб. – п. 2 ст. 574 ГК РФ); ведомость выдачи подарков с подписями получателей
13	Компенсация за задержку выплаты заработной платы (проценты по ст. 236 ТК РФ)	п. 1	В размере, установленном ст. 236 ТК РФ или локальным актом (не ниже)	Расчет компенсации; приказ/бухгалтерская справка; документы, подтверждающие факт и период просрочки выплаты зарплаты
14	Возмещение вреда здоровью, причиненного увечьем или профзаболеванием	п. 1, п. 3	В размере, установленном законодательством/решением суда	Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) / заключение о профзаболевании; решение ФСС или суда; расчет суммы возмещения
15	Донорские выплаты (средний заработок за дни сдачи крови и отдыха)	п. 1	В размере среднего заработка за соответствующие дни	Справки из медицинской организации (формы 401/402); приказ о предоставлении дней отдыха с сохранением среднего заработка; табель учета рабочего времени
16	Алименты, удерживаемые/выплачиваемые работнику	п. 5	Без ограничения по сумме	Исполнительный лист/судебный приказ либо нотариальное соглашение об уплате алиментов