Какой должна быть нумерация счетов-фактур (УПД)

 Форма  и порядок заполнения счета-фактуры установлены постановлением Правительства России от 26.12.2011 № 1137. Оно изначально учитывает требования, которые сформулированы в п. 5 статьи 169 НК РФ: в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата составления.

В форме, которая утверждена постановлением № 1137 для порядкового номера, и дата составления предусмотрена строка 1.

Какой именно должна быть хронология ни НК РФ, ни постановление не регламентируют.

В Правилах заполнения счета-фактуры определено, что счета-фактуры ведутся в хронологическом порядке за соответствующий налоговый период (п. 10 Правил из постановления № 1137). Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке за налоговый период (п. 2 Правил ведения книги продаж).

Главное – это налоговый период. Начинать отсчет заново можно на год, квартал или месяц. Единственное, что нужно учитывать, это позицию Минфина, который своих письмах прямо указывает, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера  не предусмотрена (письмо от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Счета-фактуры нумеруют в порядке возрастания номеров в целом по организации в пределах одного года либо одного налогового периода:

• счета-фактуры должны выставляться в хронологическом порядке;
• нумерация ведется в целом по фирме, включая все ее обособки;
• нумеровать счета-фактуры можно как в пределах года, так и налогового периода.

Номера могут состоять не только из цифр. В них можно включать буквенные обозначения, дефисы, дроби или другие знаки. 

Порядок нумерации счетов-фактур закрепляется в учетной политике организации

Компания должна самостоятельно определить номерной период, сроки обнуления номеров и использование дополнительных знаков. Все это нужно зафиксировать в учетной политике. Например, нумерация счетов-фактур может начинаться заново как с 1 января, так и с 1 числа каждого квартала или даже месяца, резервируя номера.

Пример формулировки

«Нумерация выставленных счетов-фактур производится в хронологическом порядке в целом по организации.

Нумерация возобновляется ежегодно с 1 января календарного года, начиная с номера «1».»

Номера авансовых счетов-фактур

Авансовые счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке вместе с обычными счетами-фактурами. Никого особого порядка для них не предусмотрено (см., например, письмо Минфина от 10 августа 2012 г. № 03-07-11/284).

Номера корректировочных счетов-фактур

Исправительный счет-фактура имеет тот же номер, что и изначальный документ, который он исправляет, а номер и дата исправления указываются в следующей строке (строке 1а).

Нумерация корректировочных счетов-фактур ведется в общем хронологическом порядке составления всех счетов-фактур. Допустимо добавлять к таким документам префикс К или какой-то иной. Например, К-001.

Составные номера счетов-фактур

Составных номера с разделительной чертой и цифровым индексом, возможны:

• Если документ выставляет обособленное подразделение (через дробь указывается его цифровой индекс).
• Если сделка проходит в рамках договора простого товарищества или доверительного управления.

Это регламентировано подпунктом «а» пункта 1 правил заполнения счета-фактуры, уточнялось в письмах Минфина от 15 мая 2012 г. № 03-07-09/52, от 27 марта 2012 г. № 03-07-09/30.

Номера не подряд

В ряде случаев нумерация счетов-фактур может отклонятся от строгой последовательности из-за технических ошибок; особенностей бухгалтерских программ; использовании серий номеров для различных типов операций.

НК РФ не содержит прямого запрета на использование непоследовательной нумерации. 

Ошибка в номере критической не считается

Если допустите ошибку в формате номера, это не станет поводом для отказа в налоговом вычете. Согласно НК РФ, «некритичные» ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, товары или стоимость, не лишают права на вычет.

Минфин тоже всегда считал, что ошибку в нумерации счетов-фактур можно не исправлять. Она не является критичной и не препятствует тому, чтобы заявить вычет по налогу (письмо от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466).

Подпишись на рассылку