Как согласовать водителю право заправлять автомобиль бензином более высокой и низкой марки

Водителям замену топлива в корпоративных авто, в большинстве случаев, нужно согласовывать с руководством. Поскольку заправка машины бензином более высокого класса обойдется дороже, а переход на класс ниже - сократит срок службы автомобиля.

В любом случае, бензин – это расходная часть бюджета компании, которым следит бухгалтерия и, или финансовый отдел.

Большинство водителей в средних и крупных компаниях работают на основании должностных инструкций, где, как правило, отдельным пунктом «сухо» оговорено – заправка в соответствии с техническими параметрами автомобиля. В небольших компаниях, где должностные инструкции не разрабатываются, но есть иные документы.

Расход бензина и цены на топливо согласовываются внутренними приказами, распоряжениями, лимитами по топливным картам, путевыми листами, договорами с поставщиками и т.п.

Учитывая сложности, которые возникли с заправкой автомобилей летом 2026 года, водителям приходится менять марку бензина на более высокого или низкого класса. Это может иметь негативные последствия:

1. Заправка более дорогим бензином (АИ-98/100) увеличивает расходы. Без согласования бухгалтерия может не принять чек к учету, и возложить на водителя требование возместить за свой счет разницу в цене.
2. На корпоративных топливных картах часто установлены жесткие лимиты на конкретный вид топлива (только АИ-95). Попытка залить другую марку может блокироваться на АЗС.
3. Заправка автомобиля топливом более низкого экологического класса (АИ-92 вместо АИ-95) ускорит износа двигателя и может стать причиной поломки. Если это произойдет без ведома руководства, ремонт машины может быть возложен на водителя.
4. Использование не рекомендованного топлива может лишить компанию дилерской гарантии, если автомобиль новый и скидок на ТО.
5. Если водителю компании из-за отсутствия АИ-95 пришлось заправится АИ-92, он обязан соблюдать щадящий режим вождения, что скажется на сроках доставки товаров.
6. Самовольное изменение марки бензина в большинстве случаев нарушает должностную инструкцию и,или иные приказы по компании в отношении ГСМ.

Зачем и как согласовать водителю право заменить бензин

Для бухгалтерии любая заправка ГСМ не той маркой, которая прописана в нормах расхода на автомобиль, — это зона риска. В случае проверки налоговая инспекция может «снять» расходы и доначислить налоги.

Процедура согласования смены топлива зависит от делового оборота и правил, принятых в конкретной компании.

Если вопрос использования того или иного бензина прописать в регламенте, достаточно внести в него правку том, как именно водитель обязан согласовать замену топлива: «кому позвонить/написать прямо с АЗС, каким способом получить текстовое или устное подтверждение». Без этого подтверждения бухгалтерия вправе не принимать чек к авансовому отчету и не возвращать деньги водителю.

Если нужно менять должностную инструкцию, придется добавить алгоритм действий водителя. Например, такой:

«Пункт Х.Х. Порядок действий при отсутствии на АЗС основного топлива (АИ-95):

1. Водителю запрещается самовольно менять марку топлива.
2. Водитель обязан связаться с ________________ и согласовать право заправить автомобиль альтернативной маркой бензина (АИ-98/100 или АИ-92).
3. При оплате топливной картой водитель обязан получить подтверждение об изменении лимитов в личном кабинете».

Чтобы сменить марку топлива и учесть «новые повышенные расходы», нужно внести корректировки в Приказ о нормах расхода ГСМ либо издать новый. Примерные формулировки:

«В исключительных случаях (отсутствие АИ-95 на АЗС) допускается кратковременная заправка бензином марок АИ-98/100 или АИ-92 с обязательным согласованием с ___________ (должность ответственного)».

«В исключительных случаях (отсутствие АИ-95 на АЗС) допускается кратковременная заправка бензином марок АИ-98/100 или АИ-92 без согласования с _____________ (должность ответственного) в пределах установленных нормативов».

«В случае отсутствия АИ-95 водителю разрешено без согласования залить до 10 литров АИ-92 для доезда до следующей АЗС, либо заправиться АИ-98, если лимит карты это позволяет, с обязательным фотоподтверждением отсутствия АИ-95 на колонке АЗС».

При оплате топливными картами, ответственный за работу водителей и расход ГСМ должен проверить наличие блокировки на карте на заправку бензином одной конкретной марки. При необходимости блокировку нужно снять.

Если водитель вынужден по топливной карте заправляться бензином, который стоит дороже, ответственный в компании (диспетчер, начальник отдела и т.п.) должен в личном кабинете топливной компании временно расширить лимиты, разрешить АИ-98 или АИ-92).

Как заполнять Путевой лист

Если в бак автомобиля по согласованию с руководством залит бензин альтернативной марки и оплачен наличными, к авансовому отчету, помимо оригинального чека, прикладывается копия путевого листа с отметкой о вынужденной смене марки топлива.

В графе «Движение горючего» или в комментариях к путевому листу водитель (или диспетчер) должен сделать отметку: 

«Вынужденная заправка АИ-98 (ХХ литров) на АЗС №ХХ в связи с отсутствием бензина марки АИ-95. Согласовано с _____________». К путевому листу желательно приложить  фото пустой колонки АЗС.

Подпишись на рассылку