Как вайбкодинг изменил рутинную проверку документов аренды

Мария Ковалева, заместитель главного бухгалтера Битрикс24, рассказывает, как устроен процесс, что оказалось главным при написании промта и с чего начать тем, кто только присматривается к вайбкодингу.

Что бухгалтер проверяет в конце квартала

Контроль — одна из основных задач бухгалтера. Он проверяет оплаты, документы, сроки, анализирует большие массивы данных. Конец квартала или календарного года добавляет нагрузки: помимо ежедневного операционного контроля нужно проверить итоговые цифры. От них зависит финансовый результат и начисление налогов.

Основные контрольные точки — дебиторская и кредиторская задолженность, остатки товарно-материальных ценностей на складах, начисление амортизации по основным средствам и нематериальным активам. В Битрикс24 отдельная статья затрат — расходы по аренде: они уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.

С переходом на федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 25/2018 учет договоров аренды стал сложнее. Теперь арендатор отражает арендованное имущество как собственное и показывает долг перед арендодателем в виде обязательства. Арендные платежи считаются погашением долга, ежемесячно на обязательство начисляются амортизация и проценты. Когда предмет аренды один, проверка укладывается в несколько минут. Когда предметов несколько, объем работы возрастает в разы.

Отдельная сложность — условия аренды: процентная ставка, сроки и графики платежей могут меняться в течение года по нескольку раз. Каждое изменение бухгалтер оформляет документально и отражает в учете, вместе с ним меняются расчеты арендных платежей и процентов. Речь идет о суммах, которые уменьшают налогооблагаемую базу, поэтому подвижность условий требует повышенного контроля.

Как работали раньше

Бухгалтер брал справку-расчет начисления процентных расходов и оборотно-сальдовую ведомость, переносил данные в Excel и формулами считал величину арендных обязательств по каждому объекту. Для целей статистической и управленческой отчетности обязательства дополнительно делили на краткосрочные (до года) и долгосрочные (свыше года).

Получившийся результат сравнивали с цифрами из бухгалтерской базы. Расхождение означало, что нужно искать причину: ошибку в расчете либо в учете.

Как работаем сейчас

Проверку на этом направлении бухгалтерия Битрикс24 автоматизировала полностью. Несложный скрипт запускает процедуру анализа: цифровой помощник сверяет данные бухгалтерской базы с самостоятельным расчетом арендных обязательств и показывает объекты, где есть расхождение — то есть возможная ошибка в учете.

Основные этапы проверки

1. Сбор исходных данных. Информация из бухгалтерской базы сохраняется в отдельный файл Excel. В случае Битрикс24 это оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.07 «Расчеты по аренде» в разрезе организаций, договоров и предметов аренды плюс справка-расчет начисления процентных расходов.
2. Расчет обязательства. Бухгалтер запускает приложение и в окне выбора документов загружает исходный файл.
3. Сверка с бухгалтерской базой. Самостоятельный расчет сравнивается с данными учета, отклонения выделяются цветом.
4. Оформление результата. Заполняется контрольная таблица, ячейки раскрашиваются по смыслу, файл сохраняется.

Все происходит в одном окне и по одной кнопке: бухгалтер выбирает файл Excel и получает готовую таблицу с цветовой разметкой и понятным итогом «верно / расхождение». Процесс, который занимал час, теперь укладывается в пару кликов.

Основное – это промпт

Чтобы получить качественный ответ, нужно задать качественный вопрос. При написании промта команда использовала приемы самого обычного общения — объясняла так, как объясняла бы узкоспециализированную тему человеку, который в ней совсем не разбирается. Последовательность действий бухгалтера при проверке описали шаг за шагом, отдельное внимание уделили деталям, которые знают только сотрудники этого направления. Полную картину дали сразу, предусмотрев вариативность, с которой сталкивается бухгалтерия.

Обучение заняло немного времени. Сложности возникли в двух местах:

• Стремление к упрощению. Бухгалтеру оно нужно далеко не всегда, каждый этап имеет значение, все последующие действия связаны с предыдущими.
• Округление. В обычной практике копейки не важны, но для учета они принципиальны. После корректировок получился удобный универсальный промт, которым может воспользоваться даже рядовой сотрудник для учета расходов.

Что изменилось?

• Экономия времени. В прошлом квартале требовалось проверить несколько предметов аренды в нескольких юридических лицах, условия сотрудничества при этом менялись. На анализ и контроль у ответственного бухгалтера ушел целый рабочий день. В этом квартале весь процесс занял несколько минут.
• Человеческий фактор.Выгружая данные в Excel, задавая формулы, протягивая их в ячейках, мы всегда держали в голове, что нужно быть максимально внимательными, ведь любая ошибка или расхождение могли быть связаны не с неправильностью самих расчетов, а с тем, что где-то съехала формула. Сейчас человеческий фактор исключен.
• Самостоятельность. Разработку и внедрение инструментов автоматизации на Python и AI – в режиме вайбкодинга совместно с Claude (через Cowork и Claude Code) мы осуществили без привлечения IT-ресурсов. Это вышло за рамки стандартных задач бухгалтера, однако теперь процессы, которые раньше занимали часы, теперь выполняются за минуты.

Как начать?

Начинать всегда стоит с любопытства и готовности экспериментировать. Подходящая первая задача — та, которую бухгалтер делает руками каждый квартал по одному и тому же алгоритму, например, сверка расчетов между двумя источниками, разбивка обязательств на группы, поиск расхождений. Чем проще и чаще повторяется процедура, тем лучше получится объяснить ее цифровому помощнику и тем быстрее виден результат.

Последовательность действий имеет смысл описывать так же подробно, как ее объясняют новому сотруднику: шаг за шагом, с деталями, которые известны только людям на этом участке, с оговорками про округление и вариативность условий. Первый расчет полезно запустить на периоде, итоги которого уже известны — расхождения сразу покажут, где промт описан неточно.

Отдельно стоит определить границы: какие данные допустимо загружать в инструмент, в каком виде и кто это делает. Заданные заранее правила оставляют автоматизацию управляемой, и вопрос конфиденциальности перестает возникать по ходу работы.

Навык, который здесь требуется, — умение точно описать собственную работу, и бухгалтер владеет им лучше любого специалиста со стороны. Автоматизация рутины высвобождает время для задач, где нужны суждение и опыт, а качество учета растет как следствие.

Подпишись на рассылку