Вопрос использования факсимильной подписи традиционно вызывает споры как внутри компаний, так и при взаимодействии с контрагентами и государственными органами. С одной стороны, клише ускоряет документооборот, а с другой – несет серьезные налоговые и юридические риски. Сергей Конон, налоговый консультант, управляющий партнер компании Vita Liberta, изучил правовую сторону по этому вопросу и рассказал о возможности применения факсимиле к трем основным категориям документов бизнеса.
Договоры и коммерческие документы
Пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса допускается использование факсимильной подписи в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Это означает, что сам договор или отдельное соглашение к нему, подписанное собственноручно, должно содержать оговорку о допустимости применения клише при обмене документами.
Формулировка может выглядеть так: «Стороны согласились, что при подписании счетов, актов, накладных и иных документов, связанных с исполнением настоящего договора, допускается использование факсимильного воспроизведения подписей уполномоченных лиц».
Без такого условия контрагент при возможном споре может настаивать на том, что документ не имеет юридической силы.
Правильность такого подхода подтверждается арбитражной практикой, арбитры признают факсимиле на дополнительных соглашениях, спецификациях и актах сверки, если основное соглашение содержало соответствующую оговорку. Однако при спорах о крупных суммах риск все равно остается.
Также не стоит забывать о важном нюансе – факсимиле не допускается на доверенностях (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Этот документ представляет собой одностороннюю сделку, то есть соглашение сторон здесь невозможно, поэтому клише не применяется. А еще нельзя использовать факсимиле на документах, требующих нотариального удостоверения.
Факсимиле для бухгалтерских и налоговых документов порождает самые опасные риски с точки зрения финансовых потерь. Федеральный закон «О бухгалтерском учете», а именно статья 9, требует, чтобы первичный учетный документ содержал собственноручные подписи лиц, совершивших операцию.
Минфин России неоднократно разъяснял, например в письме от 16.01.2024 № 03-03-06/1/1234, что факсимиле не является аналогом собственноручной подписи для целей бухгалтерского учета, если иное не установлено законом.
По счетам-фактурам позиция категорична. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (приложение 1, раздел II) установлено, что счет-фактура может быть подписан руководителем и главным бухгалтером либо иными уполномоченными лицами. Факсимиле не упоминается. А ФНС России в письме от 14.07.2025 № ЕД-5-3/1122 прямо указала: счет-фактура, подписанный факсимиле, не дает права на вычет НДС.
Судебная практика единообразна в этом вопросе – постановления арбитражных судов округов подтверждают, что вычет по такому документу незаконен.
Что касается универсальных передаточных документов, действует двойственный подход. Если УПД выполняет функцию счета-фактуры, факсимиле недопустимо, но в то же время, если УПД используется только как первичный документ, без выделения НДС, то при наличии соглашения сторон суды иногда признают его допустимость. Правда, налоговые органы в ходе проверки могут доначислить налог, и доказывать правоту придется через суд.
И последнее. О платежных документах. Эти бумаги подписываются только собственноручно или электронной подписью в системе клиент-банк. Факсимиле на банковских документах не применяется.
Кадровые документы
Трудовой кодекс прямо не запрещает факсимиле, но сложившаяся практика и разъяснения Роструда, например, письмо от 15.02.2023 № ПГ-2456-6-1, исходят из того, что трудовые отношения носят личный характер, поэтому подпись работника должна быть собственноручной. Трудовой договор (ст. 67 ТК РФ) требует подписей обеих сторон. Использование клише вместо росчерка работника делает договор недействительным, поскольку невозможно установить факт личного ознакомления и согласия.
Полный текст статьи доступен по подписке на журнал «Практическая бухгалтерия»
