Все будет смарт: линейные процессы в повседневной работе бухгалтерии

Бухгалтер, отвечающий за банковские операции, должен быть максимально внимательным и компетентным, ведь от его действий зависит платежная дисциплина компании. С точки зрения доходной части процесс вполне понятен и в большинстве случаев отлажен: как только приходят деньги, бухгалтер разносит их в учете. Расходная часть требует повышенного контроля. Собственники и руководители чувствительны к затратам и хотят быть уверены, что каждая оплата согласована и экономически обоснована.

Именно поэтому на средних и крупных предприятиях, как правило, выстроена целая цепочка согласующих: при ближайшем рассмотрении бухгалтер остается исполнителем, он нажимает последнюю кнопку, тогда как решение «платить или нет» принимается на других уровнях. О том, как настроить эти процессы максимально эффективно, рассказывает Мария Ковалева, заместитель главного бухгалтера Битрикс24.

Что влияет на процесс оплаты

Добросовестность контрагента. Прежде чем начать сотрудничество и совершить оплату, нужно убедиться, что партнер надежен: его деятельность прозрачна и не вызывает вопросов у контролирующих органов. Часто для этого используется отдельная процедура проверки контрагентов.

Подписанный договор. В ряде случаев допускается работа по счету или оферте; как правило, сделка подтверждается договором, который к моменту оплаты уже согласован и подписан.

Основание. Бухгалтер оплачивает на основании документа: в большинстве случаев это счет на оплату, реже это акт, накладная или универсальный передаточный документ.

Время. Фраза «Отпустить банк» в бухгалтерии звучит ежедневно: платежи должны уйти в определенное время, как правило до обеда. Это условие диктуют банки, и бухгалтер не может его игнорировать.

Форс-мажор. Когда оплата должна быть проведена в кратчайшие сроки, нужно пройти всю цепочку согласующих и отправить платеж максимально быстро. От этого часто зависит исход сделки. Бухгалтер, замыкающий эту цепочку, воспринимает подобную ситуацию как личную задачу.

Смарт-процессы в Битрикс24 позволяют выстроить оплату линейно, что дает наглядность и помогает оценить нагрузку на сотрудников бухгалтерии в любой момент. Достаточно настроить карточки, стадии канбана, роботов и права доступа: после этого бизнес-процесс начнет работать самостоятельно.

Гибкость такого инструмента позволяет создавать разделы в карточке с новыми уникальными полями. В классическом варианте это будут:

• компания-плательщик (для крупных холдингов);
• контрагент (с возможностью заполнения по ИНН, что исключает ошибки);
• предмет оплаты (любой согласующий по цепочке увидит эту информацию);
• реквизиты счета;
• сумма оплаты.

Для тех, кому нужно больше информации, разделы можно расширить:

• статья ДДС;
• инициатор (кто хочет оплатить счет) и потребитель (для кого это нужно сделать);
• договор (с возможностью открыть его и сверить условия оплаты).

Этапы процесса оплаты

Важным качеством смарт-процесса являются внутренние связи. Например, сегодня у нас реализованы следующие стадии оплаты счета:

Создание. Инициатор (это может быть менеджер отдела снабжения, секретарь или любой другой заинтересованный пользователь) заводит оплату, заполняя при этом все обязательные поля в карточке смарта (не забыв приложить счет или другой документ-основание).

Согласование. Чаще всего оплатой счетов занимаются простые исполнители. Когда возникает потребность в товаре или услуге, рядовой менеджер запрашивает счет и ставит его в оплату. Далее руководитель этого менеджера должен одобрить расход. При необходимости он может задать уточняющие вопросы (смарт даетвозможность перейти в беседу, создав чат), и, если все в порядке, пропускает счет дальше.

Утверждение. Последнее «да» перед тем, как счет попадет в бухгалтерию, должен сказать руководитель. В крупных компаниях эту функцию можно делегировать финансовому директору или любому другому топ-менеджеру. Что важно: не обязательно следить за процессами оплаты «в целом», когда конкретное действие потребуется от конкретного сотрудника, система сама придет к нему с уведомлением. На данном этапе это будет выглядеть примерно так: «Утвердите оплату счета. Наша компания «Яблоня». Контрагент «Ромашка». Сумма оплаты 100 000 рублей. За что платим: покупка ноутбука для нового сотрудника». Нажав кнопку «Да», руководитель отправит оплату на следующую стадию.

Бухгалтерия. Только на этом этапе бухгалтер получает счет, который согласован и должен уйти в оплату. Сотруднику финансового департамента не нужно анализировать, знает ли директор: если процесс на этой стадии, значит все разрешения получены. Бухгалтеру лишь нужно сверить реквизиты (для этого в карточке приложен счет), уточнить, соответствует ли оплата договору (используя возможность из карточки смарта сразу перейти в основание) и подписан ли он, проверить правильность расчетов. Если возникают замечания, смарт может быть отправлен на промежуточную стадию с уточняющими вопросами.

Отправка в банк. Если счет на этой стадии, значит остался лишь технический момент: выгрузить платежное поручение, дождаться отметки банка о том, что платеж проведен, и переместить смарт на стадию «Успешная оплата».

Смарт-процесс Битрикс24 позволяет достигнуть автоматизации, так как перемещение по стадиям происходит самостоятельно в линейном порядке после последовательных действий каждого из ответственных сотрудников. Отслеживание, хранение и коммуникации становятся проще и прозрачнее. Открыв канбан, каждый заинтересованный пользователь может увидеть, на какой стадии в данный момент находится счет. Это позволяет избежать ситуации, когда инициатор торопит бухгалтера (хотя оплата еще даже не согласована руководителем).

Если подойти к созданию рабочего смарт-пространства «с умом», то можно предусмотреть более разнообразные сценарии:

Копирование. Дает возможность заводить регулярные оплаты (например, коммунальные платежи или аренду) не с нуля. Пользователь копирует предыдущий смарт (где все основные поля уже заполнены), изменяя лишь некоторые реквизиты (номер и дату счета). Это значительно экономит время.

Ускорение. Для продвинутых пользователей возможно внедрение кнопки «Ускорение». Если инициатор видит, что счет задерживается на стадии согласования руководителем, у него есть опция напомнить ответственному, что оплатить нужно сегодня, и этот вопрос срочный. После нажатия в смарте этой кнопки тому, от кого ожидается следующее действие, в личные сообщения придет уведомление: «Пожалуйста, рассмотрите оплату счета», далее появится ссылка, по которой можно сразу перейти в нужный смарт.

А если со счетом что-то не так?

В этом случае больше не нужно звонить инициатору и объяснять ему, почему оплатить по такому документу нельзя. Предусмотрев стадию «Проблемные оплаты», есть возможность перемещать туда смарты, которые требуют уточнения. Например, в счете неверно рассчитан НДС или дана ссылка на старый договор. Бухгалтер не имеет права провести оплату. Он направляет смарт на нужную стадию с соответствующим комментарием, сотрудник, который завел счет, получает уведомление и имеет возможность быстро устранить ошибки, чтобы успеть вернуть счет на оплату.

Еще одним важным свойством всех смарт-процессов является их взаимосвязанность, которая позволяет бухгалтеру экономить время на поиск информации. Из смарта на оплату счета можно узнать:

• согласован ли контрагент (наведя курсор на него в карточке смарта, можно увидеть, пройдена ли проверка);
• подписан ли договор (выбрав в специальном поле ссылку, можно перейти в процесс согласования и подписания договора);
• кто будет ответственным за сбор закрывающих документов (на финальной стадии есть опция создать следующий по логике процесс, когда любая оплата должна быть подтверждена определенным комплектом документов, при этом часть реквизитов заполняется автоматически, без ручного участия пользователя).

ИИ и оплата счета

Еще одна возможность, которую дает Битрикс24: постоянно улучшать смарты, в том числе дорабатывать их под конкретные задачи. Например, в течение последнего месяца мы внедрили возможность заполнять основные поля смарта с помощью искусственного интеллекта.

Механизм прост: сотрудник, запускающий смарт на оплату, загружает счет (в любом формате) и использует заранее встроенный промт, который не нужно обновлять при каждом запуске. ИИ-распознавание работает с форматами docx, xlsx, pdf, а также с большинством изображений. После обработки файла достаточно подтвердить корректность заполненных полей. Нововведение запущено лишь месяц назад, и эффект уже очевиден: время на запуск счета в оплату значительно сократилось, количество ошибок при заполнении полей снизилось, а сотрудники стали больше доверять процессу.

Внедрение смартов в работу финансового департамента дает прозрачность процессов, операционный контроль и экономию рабочего времени. Последовательность стадий и наглядность канбана позволяют выстраивать работу максимально эффективно.

Подпишись на рассылку