Документы, подписанные факсимиле: можно ли бухгалтерии с ними работать?

Использование факсимильных подписей (копий подписей) на первичных документах, которые используются для целей бухгалтерского и налогового учета, категорически запрещено. Это требование установлено федеральным законом и соответствующими государственными стандартами.

Договоры, контакты, сделки, подписанные факсимиле

Гражданское законодательство не возражает против использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок. Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допустимо, если предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса).

Однако для проставления оттиска на документах потребуется соглашение сторон.

Для того, чтобы договориться с контрагентом, какие бумаги можно подписывать факсимиле, необходимо либо составить отдельное соглашение о порядке его использования, либо просто включить соответствующий пункт в договор с деловым партнером. Если этого не сделать, то существует риск признания контракта недействительным.

Но даже при наличии соглашения, контрагент может попытаться оспорить документ. 

Таким образом, если организация заключила с контрагентом соглашение (например, в тексте договора или отдельным документом), которое прямо разрешает использование факсимиле при подписании актов, счетов и иных документов, то с точки зрения гражданского права такое подписание будет действительным. При этом важно, чтобы само соглашение об использовании факсимиле было подписано собственноручными подписями сторон.

Документы для бухгалтерского и налогового учета

На первичных учетных документах, счетах-фактурах, налоговых декларациях, платежных документах (платежные поручения, доверенности), кадровых документа факсимиле использовать нельзя.

Еще в 2004 году налоговая служба указывала, что факсимиле нельзя использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).

Первичные документы для налогового учета должны соответствовать требованиям  Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно статья 9 Закона № 402-ФЗ в первичном документе должны быть подписи лиц, ответственных за совершение операции, с их фамилиями или иными реквизитами, позволяющими идентифицировать ответственных лиц. При этом все подписи в первичных документах должны быть проставлены от руки.

Подписывать факсимиле первичные документы, используемые в бухгалтерском и налоговом учете, недопустимо (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 69 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст).

Минфин России также категорически против использования факсимиле (письма от 10.06.2021 № 03-11-11/45946, от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, 

Если проставить факсимиле на первичных документах, расходы могут признать документально не подтвержденными и, как следствие, доначислить налоги, пени и штрафы.

Прямой запрет на факсимиле в трудовых отношениях

Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.

Статьей 67 Трудового кодекса определено, что трудовой договор работодатель должен подписать лично (письмо Минтруда от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863, письмо Роструда от 28.04.2022 № ПГ/09989-6-1).

ТК РФ также допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ).

Трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, о переводе и т.п должны быть подписаны так, как это установлено ТК РФ:

• собственноручной подписью;
• или электронной подписью, если в компании введен кадровый документооборот, документ разрешено подписывать защищенной цифровой подписью.

Других вариантов нет. Использовать факсимильную подпись в кадровых документах нельзя. И не важно закреплен такой порядок подписания в приказе или нет. В трудовом законодательстве вообще отсутствует определение понятия «факсимиле».

Запрет на факсимильную подпись в кадровых документах Минтруд России обосновал в письме от 15.03.2023 г. № 14-6/ООГ-1863.

Минтруд также ссылается на пункт 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» разъяснен порядок применения «факсимиле» для подписания кадровых документов. В этом пункте пояснено, что реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Сами штампы можно изготовить хоть на каждого сотрудника. Но не стоит. Работников всегда можно снабдить доверенностями на право подписания документов. И не забывайте, что документы, подписанные работниками штампами «факсимиле» нельзя принять к налоговому и бухгалтерскому учету. В противном случае проблем точно не избежать.

Если вы все же завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в них закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле.

Подпишись на рассылку