Фирма на УСН ввела форменную одежду: как учесть затраты на ее покупку

Решение о том, нужна ли сотрудникам униформа, остается за самой компанией. Если руководство решит ввести форменную одежду, это должно быть отражено в коллективном договоре или внутренних правилах организации. Там же прописываются категории сотрудников, которым полагается форма, а также условия и сроки ее выдачи.

Важно отличать форменную одежду от спецодежды, которая выдается работникам в соответствии с Трудовым кодексом РФ для защиты от вредных и опасных условий труда (ст. 212, ст. 221 ТК РФ). Нормы выдачи такой спецодежды и средств индивидуальной защиты регулируются отдельными законодательными актами (приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.)

Форменная одежда должна служить для идентификации сотрудника с конкретной организацией. Для этого она обычно выполняется в единой цветовой гамме и содержит фирменную символику – товарный знак или логотип, нанесенный непосредственно на саму одежду. Такая символика может носить рекламный характер, указывая на продукцию или услуги компании.

Как вводится форменная одежда

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей предоставлять сотрудникам форменную одежду. Однако, если ношение формы установлено как обязательное, работодатель должен обеспечить ею работников бесплатно. Исключение составляют частные охранники, для которых ношение формы является обязательным по закону.

Введение формы оформляется приказом работодателя и закрепляется в Положении о форменной одежде, уставе организации или трудовых договорах.

Особенности учета расходов на форменную одежду при УСН

В большинстве случаев такие затраты рассматриваются как часть оплаты труда. Однако, при наличии веских экономических причин, компания может отнести их к косвенным расходам (письмо ФНС России от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2952@).

Для компаний, работающих на УСН с объектом «Доходы минус расходы» применимо два основных подхода к учету расходов на униформу:

1. Материальные затраты. Если форма выдается сотрудникам лишь на время выполнения рабочих обязанностей и не переходит в их личную собственность, то расходы на ее приобретение относятся к материальным. Такие затраты учитываются в момент покупки одежды (письмо Минфина № 03-03-06/1/54958 от 30.10.2014).
2. Расходы на оплату труда. Если же униформа предоставляется сотруднику в постоянное пользование и оформляется как переход в его личную собственность (например, через продажу по символической цене или безвозмездную передачу), то эти расходы включаются в состав затрат на оплату труда. Учет происходит в момент передачи одежды работнику, так как именно тогда считается, что работодатель выполнил свои обязательства по оплате труда (письмо Минфина № 03-03-06/1/43 от 09.02.2009).

Передать униформу работнику можно:

• в собственность – путем продажи по пониженным ценам или передачи безвозмездно;
• во временное пользование – только безвозмездно.

Вправе ли работодатель требовать деньги за форму при увольнении?

Подпишись на рассылку