Журналы по учету трудовых книжек: что это и как вести в 2026 году?

Согласно действующему законодательству, а именно приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, каждый работодатель должен организовать учёт документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников.

Для этого необходимо вести два отдельных журнала:

1. Книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
2. Книга (журнал) учёта бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Книгу учета движения трудовых книжек ведут для:

• регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей от работников при приеме на работу и при увольнении;
• оформления дубликатов или новых трудовых книжек (вкладышей в них).

Согласно п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Книгу учета трудовых книжек нужно оформить надлежащим образом. Это значит:

• облачить журнал в жесткий переплет;
• пронумеровать по возрастающей;
• прошнуровать;
• заверить подписью руководителя организации.

За отсутствие книг учета работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Так, штраф по статье 5.27. КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»: предупреждение или штраф на руководителя в размере 1000 – 5000 рублей, на компанию штраф в размере 30 000 – 50 000 рублей. Повторное нарушение приведет не только к штрафам, но и дисквалификации руководителя (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Имейте в виду, что книгу учета трудовых книжек нельзя вести в электронной форме. Так разъяснил Минтруд России в письме от 5 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6245.

Книга учета бланков трудовых книжек

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нужно фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Обязательно указывайте серии и номера каждого бланка трудовой.

Иными словами, этот журнал ведется для контроля за чистыми бланками строгой отчётности. Их получают в бухгалтерии или приобретают самостоятельно. В этой книге фиксируются:

• поступление новых бланков (с указанием их серий и номеров);

• расходование бланков (когда пустой бланк выдали сотруднику кадровой службы для оформления на нового работника);

• уничтожение испорченных бланков.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку