Хозяйственные расходы компании на УСН в 2026 году

Если компания работает на УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы», то большая часть ваших хозяйственных трат может быть учтена при расчете налога. Для этого необходимо соблюсти два ключевых условия:

• Фактическая оплата. Расходы признаются только после их фактической оплаты. Исключение составляют товары для перепродажи или авансы.
• Экономическое обоснование и документальное подтверждение. Каждая трата должна быть экономически оправдана и подтверждена соответствующими документами (чеками, накладными, актами).

Компании на УСН с объектом налогообложения «Доходы» учесть хозяйственные расходы в налоговой базе не могут.

Расходы УСН на ГСМ

Предприятия и ИП на УСН «Доходы минус расходы» могут включать затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в состав издержек (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.18 НК). Это возможно двумя способами:

1. Как материальные расходы. Если ГСМ используются для производственных нужд, например, для доставки товаров, материалов или сырья (письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413).
2. Как расходы на содержание служебного транспорта. Если ГСМ расходуются на служебные поездки (письмо Минфина от 2709.2018 № 03-11-11/69335).

Для подтверждения расходов на ГСМ понадобятся: путевые листы, чеки ККТ и другие сопутствующие документы.

Важно помнить о лимитах: 2400 рублей для автомобилей с объемом двигателя до 2 литров и 3000 рублей для автомобилей от 2 литров (письмо Минфина от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).

Почтовые расходы на УСН

Почтовые расходы при УСН с объектом «доходы минус расходы» учитываются как расходы на услуги связи либо расходы на реализацию.

К таким расходам относятся:

• Оплата отправки писем, бандеролей, посылок и т.п..
• Затраты на покупку конвертов.
• Затраты на покупку почтовых марок.
• Арендная плата за использование индивидуального почтового ящика.

Учет расходов зависит от типов отправлений. Они могут учитываться в налоговой базе как:

• Почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи по пп.18 п.1 ст. 34.16 НК РФ. В данном случае речь идет об отправке деловой корреспонденции. Расходы принимаются к учету после фактической оплаты (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК).
• Расходы, связанные с приобретением и реализацией продукции (п. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если клиент отказывается получать товар или возвращает его, расходы на отправку и возврат учесть нельзя (письмо Минфина от 01.09.2016 № 03-11-06/2/51055).

В любом случае, предоплата за почтовые услуги признается датой предоставления услуг (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Услуги связи на УСН

«Упрощенцы» могут включать в расходы затраты на оплату услуг связи. Это услуги из перечня пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. В письме №03-11-11/55368 от 17 июня 2024 Минфин пояснил, что к расходам на оплату услуг связи можно отнести:

• оплату услуг видео-конференц-связи;
• покупку радиостанций (при грузоперевозках, чтобы водители могли быть на связи друг с другом).

Расходы на канцтовары

Покупка офисных принадлежностей также может быть включена в налоговые издержки для УСН «Доходы минус расходы» (пп. 17 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК). Расходы на офисные принадлежности учитываются после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК).

Если канцтовары приобретаются для перепродажи, расходы формируют стоимость покупных товаров и принимаются к учету после их реализации.

Подтверждающие документы. Для подтверждения расходов на канцтовары необходимы кассовые чеки, товарные накладные (ТОРГ-12) и другие подтверждающие документы.

Расходы на заправку картриджей

Расходы на заправку картриджей для офисной техники разрешено включать в налоговые издержки исключительно при выборе УСН «Доходы минус расходы».

Затраты на заправку картриджей для принтеров и другой офисной техники также подлежат включению в состав расходов. Эти расходы относятся к материальным и признаются на дату их фактической оплаты.

Для корректного учета расходов на заправку картриджей необходимо иметь следующие подтверждающие документы:

• Акт, подтверждающий выполнение работ по заправке картриджей.
• Документы, свидетельствующие об оплате услуг (например, платежное поручение, кассовый чек, выписка из банка).
• Любые другие документы, которые могут подтвердить факт и стоимость оказанных услуг.

Расходы на питьевую воду

Затраты на приобретение питьевой воды для сотрудников могут быть включены в состав расходов. Это обусловлено тем, что обеспечение работников водой является частью создания благоприятной рабочей атмосферы, что, в свою очередь, способствует повышению производительности труда. (письмо Минфина России от 23.03.2020 № 03-03-07/22134).

Закупка бахилл и одноразовых стаканчиков

«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут учесть затраты на покупку бахилл и одноразовых стаканчиков в материальных расходах (письмо Минфина России от 13 июля 2017 г. № 03-11-06/2/44773). 

Расходы на аптечки первой медицинской помощи на УСН

До 2026 года Минфин России запрещал «упрощенцам» учитывать затраты на офисные аптечки первой медицинской помощи (Письмо Минфина РФ от 16 апреля 2024 года №03-11-06/2/38508). 

Теперь, при списании расходов в налоговую базу применяется ст. 346.16, нормы главы 25 НК РФ об учете расходов по налогу на прибыль, требования статьи 252 НК РФ. 

Моющие и чистящие средства для офиса

На УСН можно учесть в расходах закупку чистящих, моющих и дезинфицирующих средств на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ. Естественно, нельзя забыть о требованиях статьи 252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованными и подтверждены расходной первичкой. 

Расходы на подписку

Расходы на подписку на профессиональную литературу, как в печатном, так и в электронном виде, могут быть учтены при расчете налоговой базы. Важно, чтобы приобретаемые издания имели непосредственное отношение к производственной или иной деятельности компании.

Расходы на УСН за обслуживание ККТ

Фирмы и предприниматели на УСН имеют возможность учитывать расходы на обслуживание ККТ как отдельный вид расходов (пп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). 

Подпишись на рассылку