О чем нужно помнить, работая с электронными перевозочными документами?
С 1 сентября 2026 года оформление основных перевозочных документов в электронном виде станет обязательным. Это предусмотрено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Нормой внесены изменения в транспортное и экспедиторское законодательство. Закон закрепил обязательную электронную форму для транспортной накладной в автомобильных перевозках, заказа (заявки) на перевозку, грузовой накладной в авиации, транспортной железнодорожной накладной, а также для экспедиторских документов. Возможность применения бумажного формата сохраняется только в случаях, которые отдельно должен определить уполномоченный федеральный орган в сфере транспорта. Денис Карелин, коммерческий директор ООО «СПК Ресурс», рассказал о правилах применения цифровых документов.
Правила использования электронных перевозочных документов
Изменения в части применения электронных перевозочных документов для бухгалтерии и финансовых служб означают переход от параллельного документооборота к единому обязательному цифровому контуру.
С 1 сентября электронный перевозочный документ становится не дополнительным сервисом, а обязательным первичным транспортным документом в тех случаях, которые прямо названы законом.
С практической точки зрения новация затрагивает не только перевозчиков, но и грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов, склады, терминалы, производственные площадки и других участников цепочки поставки, которые формируют, подписывают, принимают или используют перевозочные документы в учете.
Правила обмена такими документами действуют уже сейчас, они установлены Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931, которое регулирует порядок обмена электронными перевозочными документами между участниками перевозки, а также порядок передачи сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов – ГИС ЭПД.
Постановление действует с 1 сентября 2022 года до 1 сентября 2028 года.
Читайте также: «УПД: как работать с документом, чтобы он не утратил полезных свойств?»
Кто обязан применять ЭПД?
Как было сказано выше, обязанность использования ЭПД касается всех участников перевозочного процесса, а не только транспортной компании.
В автомобильной перевозке это минимум три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если в сделке участвует экспедитор, к электронному документообороту подключается и это звено, поскольку электронные экспедиторские документы также подпадают под обязательный режим их применения.
Обязанность использования ЭПД распространяется на компании из разных отраслей: производителей, дистрибьюторов, торговые предприятия, операторов складов, подрядчиков, терминалы, логистические центры и стройплощадки.
Ошибочным будет мнение, что переход на ЭПД затронет только транспортные фирмы. Если организация регулярно выступает грузоотправителем или грузополучателем, она должна использовать ЭПД.
Отдельно важно учитывать распределение обязанностей по оформлению документов. По общему правилу, транспортная накладная составляется грузоотправителем, если договором не установлено иное. С 1 сентября 2026 года такая накладная должна формироваться в электронной форме.
Для бухгалтерии это важно в части внутреннего регламента: необходимо заранее закрепить, какое подразделение отвечает за формирование документа, на каком этапе он подписывается и кто контролирует корректность реквизитов до выезда транспорта.
Читайте также: «Имеет ли силу документ, подписанный ЭЦП без соглашения об ЭДО?»
Есть ли исключения из правил применения ЭПД?
Исключения законодателем предусмотрены. Закон прямо закрепляет, что бумажная форма допустима в случаях, которые определит транспортный регулятор. Иными словами, компания не сможет просто прописать в договоре удобный для себя бумажный порядок, если соответствующее основание не включено в утвержденный перечень исключений.
По состоянию на март 2026 года в публичном поле обсуждались отдельные возможные случаи применения бумаги. Среди них назывались перевозки, где заказчиком является иностранное лицо, отдельные каботажные перевозки иностранными перевозчиками из государств ЕАЭС, а также перевозки для личных и семейных нужд физического лица.
Но для коммерческого сектора данные обсуждения нельзя рассматривать как рабочую модель. До утверждения окончательного перечня будет правильнее исходить из того, что основным будет именно использование электронного документооборота.
С какими сложностями может столкнуться бизнес?
Основная сложность – не сам переход на электронный формат документов, а перестройка рабочих процессов. Для запуска ЭПД-контура компании необходимо получить квалифицированные электронные подписи, оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников, если документы подписываются представителями, подключиться к оператору ИС ЭПД из реестра Минтранса России и настроить роли пользователей внутри компании. Таким образом, в процессе перехода должны участвовать ИТ-отдел, логистика, юридическая служба, склад и финансовый блок.
Полный текст статьи доступен по подписке на журнал «Практическая бухгалтерия»
Источник материала 
Подпишись на рассылку
