Журнал учета движения путевых листов — 2026: достойный инструмент внутреннего контроля

Форма журнала: три законных варианта

Хотя ведение журнала в 2026 году не является обязательным, его отсутствие может создать определенные трудности в следующих случаях:

• внутреннего расследования при возникновении споров с водителями о времени нахождения в рейсе или расходе топлива;
• налоговой проверки, особенно для обоснования ГСМ-расходов;
• проверки ГИБДД.

Если решение о ведении журнала принято, необходимо утвердить его форму. Законодательство предлагает три варианта:

1. Унифицированная форма № 8. Журнал по форме № 8 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Документ содержит все необходимые реквизиты: титульный лист с данными компании и табличную часть для регистрации путевых листов. С января 2013 года применение унифицированных форм не обязательно, однако многие организации продолжают использовать именно эту форму. Журнал учета движения путевых листов
2. Самостоятельно разработанная форма. Организация вправе разработать собственный бланк с учетом специфики деятельности. Например, добавить графы: показания спидометра при выезде и возвращении; маршрут движения; расход топлива; данные о перевозимом грузе; сведения о выданных водителю денежных средствах. Самостоятельно разработанную форму необходимо утвердить в учетной политике организации или отдельным приказом руководителя.
3. Форма, встроенная в учетную программу. Многие бухгалтерские и логистические системы предлагают встроенные шаблоны журналов.

Журнал можно открывать:

• на календарный год;
• на квартал;
• на месяц.

Четкого требования начинать новый журнал с 1 января нет. Организация вправе продолжать вести один журнал несколько лет подряд. При большом автопарке и значительных объемах перевозок целесообразно открывать журнал ежемесячно.

Содержание журнала движения путевых листов: обязательные и дополнительные реквизиты

Независимо от выбранной формы, журнал должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать каждый путевой лист и движение документов.

1. Титульный лист. На титульном листе указываются: полное наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя; код по ОКПО (для организаций); период ведения журнала (даты открытия и закрытия). Если журнал открывается на месяц, квартал или год, эти даты фиксируются на титуле. 
2. Табличная часть, которая ведется в хронологическом порядке. В нее вносятся записи по каждому выданному путевому листу. Рекомендуемый состав граф:

• порядковый номер записи;
• номер путевого листа;
• дата выдачи путевого листа водителю;
• фамилия, имя, отчество водителя и его табельный номер;
• гаражный (учетный) номер транспортного средства (допускается замена на государственный регистрационный номер);
• подписи: водителя — о получении путевого листа,   диспетчера (или иного уполномоченного сотрудника) — о приеме документов от водителя, бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету;
• даты приема документов (диспетчером и бухгалтером);
• примечания (сведения о маршруте, пробеге, расходе топлива, сроке действия путевого листа, если он выдан на несколько дней).

Важно: если путевой лист оформлен на несколько дней, в примечании необходимо указать дату начала и окончания срока его действия. Это позволит избежать вопросов при проверке временных разрывов между выдачей и сдачей документа.

Порядок ведения: бумага, электроника и ответственность

Журнал можно вести в бумажном или электронном виде. При бумажном ведении страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы.

После полного заполнения журнала (или по окончании установленного периода) он прошивается, скрепляется печатью (при наличии) и подписью руководителя. На последней странице делается заверительная надпись: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ листов».

При электронном формате организация обязана обеспечить возможность печати журнала на бумаге. Каждая запись должна быть заверена УКЭП ответственного лица.

Рекомендуется ежедневно (или еженедельно) распечатывать реестр записей и собирать на бумаге подписи уполномоченных лиц.

Ответственный за ведение журнала назначается приказом руководителя. В приказе указываются: реквизиты организации, фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, дата назначения, подпись сотрудника в знак ознакомления.

Альтернативные способы закрепления обязанности: включение соответствующего пункта в трудовой договор и должностную инструкцию.

Ответственным может быть:

• Диспетчер. Это наиболее распространенный вариант.
• Бухгалтер, если учет путевых листов тесно связан с бухгалтерией.
• Иной сотрудник, чьи должностные обязанности связаны с оформлением или учетом путевок.

Также обязанности по ведению журнала могут быть переданы сторонней организации или ИП на основании договора оказания услуг.

Хранение и контроль за ведением журнала путевых листов

Заполненный журнал движения путевых листов хранится не менее 5 лет. Исчисление срока начинается с года, следующего за тем, в котором журнал был закрыт. Если организация ликвидируется или прекращает деятельность, журналы подлежат передаче в архив или уничтожению с составлением соответствующего акта.

Автор. Е. Грицак

Подпишись на рассылку