Журнал учета движения путевых листов — 2026: достойный инструмент внутреннего контроля
Форма журнала: три законных варианта
Хотя ведение журнала в 2026 году не является обязательным, его отсутствие может создать определенные трудности в следующих случаях:
- внутреннего расследования при возникновении споров с водителями о времени нахождения в рейсе или расходе топлива;
- налоговой проверки, особенно для обоснования ГСМ-расходов;
- проверки ГИБДД.
Если решение о ведении журнала принято, необходимо утвердить его форму. Законодательство предлагает три варианта:
- Унифицированная форма № 8. Журнал по форме № 8 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Документ содержит все необходимые реквизиты: титульный лист с данными компании и табличную часть для регистрации путевых листов. С января 2013 года применение унифицированных форм не обязательно, однако многие организации продолжают использовать именно эту форму. Журнал учета движения путевых листов
- Самостоятельно разработанная форма. Организация вправе разработать собственный бланк с учетом специфики деятельности. Например, добавить графы: показания спидометра при выезде и возвращении; маршрут движения; расход топлива; данные о перевозимом грузе; сведения о выданных водителю денежных средствах. Самостоятельно разработанную форму необходимо утвердить в учетной политике организации или отдельным приказом руководителя.
- Форма, встроенная в учетную программу. Многие бухгалтерские и логистические системы предлагают встроенные шаблоны журналов.
Журнал можно открывать:
- на календарный год;
- на квартал;
- на месяц.
Четкого требования начинать новый журнал с 1 января нет. Организация вправе продолжать вести один журнал несколько лет подряд. При большом автопарке и значительных объемах перевозок целесообразно открывать журнал ежемесячно.
Содержание журнала движения путевых листов: обязательные и дополнительные реквизиты
Независимо от выбранной формы, журнал должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать каждый путевой лист и движение документов.
- Титульный лист. На титульном листе указываются: полное наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя; код по ОКПО (для организаций); период ведения журнала (даты открытия и закрытия). Если журнал открывается на месяц, квартал или год, эти даты фиксируются на титуле.
- Табличная часть, которая ведется в хронологическом порядке. В нее вносятся записи по каждому выданному путевому листу. Рекомендуемый состав граф:
- порядковый номер записи;
- номер путевого листа;
- дата выдачи путевого листа водителю;
- фамилия, имя, отчество водителя и его табельный номер;
- гаражный (учетный) номер транспортного средства (допускается замена на государственный регистрационный номер);
- подписи: водителя — о получении путевого листа, диспетчера (или иного уполномоченного сотрудника) — о приеме документов от водителя, бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету;
- даты приема документов (диспетчером и бухгалтером);
- примечания (сведения о маршруте, пробеге, расходе топлива, сроке действия путевого листа, если он выдан на несколько дней).
Важно: если путевой лист оформлен на несколько дней, в примечании необходимо указать дату начала и окончания срока его действия. Это позволит избежать вопросов при проверке временных разрывов между выдачей и сдачей документа.
Порядок ведения: бумага, электроника и ответственность
Журнал можно вести в бумажном или электронном виде. При бумажном ведении страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы.
После полного заполнения журнала (или по окончании установленного периода) он прошивается, скрепляется печатью (при наличии) и подписью руководителя. На последней странице делается заверительная надпись: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ листов».
При электронном формате организация обязана обеспечить возможность печати журнала на бумаге. Каждая запись должна быть заверена УКЭП ответственного лица.
Рекомендуется ежедневно (или еженедельно) распечатывать реестр записей и собирать на бумаге подписи уполномоченных лиц.
Ответственный за ведение журнала назначается приказом руководителя. В приказе указываются: реквизиты организации, фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, дата назначения, подпись сотрудника в знак ознакомления.
Альтернативные способы закрепления обязанности: включение соответствующего пункта в трудовой договор и должностную инструкцию.
Ответственным может быть:
- Диспетчер. Это наиболее распространенный вариант.
- Бухгалтер, если учет путевых листов тесно связан с бухгалтерией.
- Иной сотрудник, чьи должностные обязанности связаны с оформлением или учетом путевок.
Также обязанности по ведению журнала могут быть переданы сторонней организации или ИП на основании договора оказания услуг.
Хранение и контроль за ведением журнала путевых листов
Заполненный журнал движения путевых листов хранится не менее 5 лет. Исчисление срока начинается с года, следующего за тем, в котором журнал был закрыт. Если организация ликвидируется или прекращает деятельность, журналы подлежат передаче в архив или уничтожению с составлением соответствующего акта.
Автор. Е. Грицак
