НДФЛ и взносы с компенсации дистанционным работникам в 2026 году

Дистанционный работник по согласованию с руководителем компании, может использовать при исполнении своих обязанностей личное или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (ст. 312.6 ТК РФ). Компания, которая согласовала работнику использование личного имущества, обязана компенсировать расходы.

Компенсацию можно рассчитать исходя из сумм износа (амортизации), а возмещение расходов – по фактическим затратам сотрудника на электроэнергию, услуги связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции.

Руководство компании самостоятельно определяет и утверждает методику расчета выплат дистанционным работникам (как в виде компенсации, так и в виде возмещения расходов) и перечень возмещаемых трат удаленных работников с указанием документов, подтверждающих траты. Затем это закрепляется в трудовом договоре с дистанционщиком.

НДФЛ и взносы с компенсации удаленному работнику

Возмещение расходов дистанционных работников, связанных с использованием личного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и т.п., не облагается НДФЛ и взносами только в том случае, если все условия выплаты закреплены в ЛНА компании, трудовом договоре или дополнительно соглашении к нему. Это первое, базовое требование.

Второе требование закона связано с нормированием расходов, которое введено с 2024 года.

Законодательство предусматривает право выплачивать компенсации без уплаты НДФЛ и страховых взносах:

• не более 35 рублей/день без документального подтверждения;
• в сумме документально подтвержденных расходов работника.

Если платить по фиксированном нормативу

Большинство расходов удаленные работники подтвердить документами не могут. Сложно выделить из суммы ежемесячной платы на интернет, часть, приходящуюся на нужды компании. Поэтому часто выгоднее платить по установленному нормативу, который составляет 35 рублей в день. Это – примерно 700 рублей в месяц.

Такую сумму можно выплачивать дистанционщику без документов, подтверждающих расходы.

Если вы платите своим дистанционщикам больше без подтверждающих документов, с суммы свыше 35 рублей в день нужно платить НДФЛ и страховые взносы. 

Если платить по факту

Компенсировать работнику все расходы, связанные с использование личного имущества в интересах работодателя, можно.

Компенсация в фактическом размере, не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, если все расходы подтверждены документально. Например, оплаченные счета за электроэнергию, интернет, договор с провайдером связи, накладные, квитанции об оплате коммунальных услуг и т.д.

Размер компенсаций работодатели самостоятельно определяют локальными актами и не включают указанные компенсации в облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам при наличии подтверждающих документов.

Компенсации учитывают в налоговой базе по прибыли

Компенсации, выплаченные удаленным работникам за использование своего оборудования, можно учитывать в расходах по налогу на прибыль согласно подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Но, и здесь нужно применять все тот же лимит – не более 35 рублей за каждый день выполнения дистанционной работы, либо собирать все документы, подтверждающие расходы, чтобы учесть затраты удаленного работника и выплаченные ему компенсации в полном размере.

Требование об указании размеров компенсации в трудовом договоре остается неизменным. Такие затраты можно списывать в сумме, определенной локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором.

Взносы на травматизм

Компенсации дистанционщикам не облагаются взносами «на травматизм», если такие выплаты предусмотрены трудовым договором. Эту норму все применяли априори - по аналогии со страховыми взносами на ОМС, ОПС. С 1 июля 2026 года это правило будет официально закреплено на законодательном уровне.

Статью 20²  Федерального закона от  24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, где указан перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами «на травматизм и профзаболевания» дополнили новым пунктом (Федеральный закон №29-ФЗ от 20.02.2026). В него внесли «возмещение расходов дистанционных работников, связанных с использованием ими в интересах работодателя собственного или арендованного имущества, оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств».

Условия будут такие же как для страховых взносов (ст. 422 НК РФ). Не облагаются страховыми взносами «на травматизм» компенсации в сумме не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов работника.

Если компенсация превышает 35 рублей в день и не подтверждена документами, на разницу начисляются взносы на травматизм.

Подпишись на рассылку