Протокол собрания учредителей: суть и правила оформления в 2026 году
В 2026 году действуют нормы: Гражданского кодекса РФ и Федерального закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в редакции от 28.12.2025).
Протокол оформляется в ряде ситуаций:
- Создание ООО. На учредительном собрании определяют базовые параметры бизнеса: название, состав участников, размер уставного капитала, юридический адрес, коды ОКВЭД. Назначают директора. Протокол подают в ИФНС вместе с документами на регистрацию.
- Ежегодное собрание. Проходит весной, после завершения финансового года.
- Внеочередное собрание. Созывают при срочных вопросах, например при смене директора или для согласования крупной сделки.
- Внесение изменений в ЕГРЮЛ.
Если учредитель единственный, вместо протокола оформляют решение участника.
Форма и сроки оформления
Форма документа — письменная. Допустимы бумажный и электронный варианты. Протокол необходимо оформить в течение 3 рабочих дней после:
- завершения очного собрания;
- окончания приема бюллетеней — при заочном голосовании.
В следующие десять дней копии протокола направляют всем участникам общества. Способ передачи (электронная почта, курьерская доставка, личное вручение) обычно закрепляют в уставе или решают на самом собрании.
Нотариальное заверение
Нотариальное заверение протокола необходимо если вносятся изменения в устав или иные сведения, подлежащие регистрации в ЕГРЮЛ. С 1 марта 2025 года собрание учредителей можно провести непосредственно у нотариуса.
Структура протокола собрания учредителей в 2026 году
1. Шапка документа. В верхней части фиксируют базовые реквизиты: номер протокола, полное наименование ООО, дату и место проведения собрания (или отметку о дистанционном формате).
Заголовок строится по шаблону: «Протокол № [номер] общего собрания учредителей Общество с ограниченной ответственностью „Название“».
Пример:
ПРОТОКОЛ № 5
общего собрания учредителей
Общества с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс»
г. Москва
28 января 2026 года
2. Вводная часть. Содержит информацию об участниках и организации процесса:
- Список присутствующих учредителей с персональными данными (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации). Для юрлиц — название организации, ИНН, ОГРН и данные представителя.
- Сведения о председательствующем, секретаре и лице, ответственном за подсчет голосов.
- Повестку дня (перечень вопросов для обсуждения).
Пример:
Время начала регистрации: 10:00
Время открытия собрания: 10:15
Время закрытия собрания: 11:45
Форма проведения: очное собрание
Место проведения: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, оф. 301
Присутствовали учредители:
Иванов Иван Иванович, 15.03.1985 г.р., паспорт 45 06 123456, выдан ОВД района Арбат г. Москвы 20.04.2010, код подразделения 770‑001, адрес: 125009, г. Москва, ул. Большая Никитская, д. 10, кв. 5. ИНН 770101234567.
ООО «Ракета», ИНН 7702012345, ОГРН 1027700012345, в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании устава.
Всего учредителей: 2 (два).
Кворум: имеется (100 % голосов).
Председатель собрания: Иванов И. И.
Секретарь собрания: Сидорова А. В.
Лицо, проводившее подсчет голосов: Петров П. П.
Повестка дня:
Избрание председателя и секретаря собрания.
Утверждение годового отчета за 2025 год.
Распределение прибыли за 2025 год.
Изменение юридического адреса ООО «Прогресс».
3. Основная часть. Излагается в свободной форме, но с разделением на блоки: Слушали, Выступили, Постановили, Голосовали»
Пример блоков:
Слушали:
Сидорову А. В., бухгалтера, по вопросу утверждения годового отчета. Доклад: представлен отчет о финансово‑хозяйственной деятельности за 2025 год (прилагается).
Выступили:
- Иванов И. И.: поддерживает утверждение отчета.
- Петров П. П.: отмечает рост выручки на 15 %.
Голосовали:
«За» — 2 (100 % голосов).
«Против» — 0.
«Воздержались» — 0.
Постановили:
Утвердить годовой отчет за 2025 год.
4. Заключительная часть. Содержит подписи председателя и секретаря, всех учредителей. Для многостраничных протоколов — прошивка, нумерация страниц и заверение на обороте (подписи председательствующего и секретаря).
Пример:
Протокол составлен в 2 экземплярах, имеющих равную юридическую силу.
Председатель собрания: __________ Иванов И. И.
Секретарь собрания: __________ Сидорова А. В.
Подписи учредителей:
1. __________ Иванов И. И.
2. __________ Петров П. П. (за ООО «Ракета»)
Копия протокола направлена учредителям 29 января 2026 года по электронной почте и вручена лично.
Копии протокола направляют участникам в течение 10 дней с даты составления.
Все протоколы собраний хранят на протяжении всего срока существования компании. Срок хранения — постоянный.
Особенности составления протокола при заочном и дистанционном формате собрания учредителей
При проведении заочного собрания учредителей, когда участники не собираются лично, а направляют заполненные бюллетени, в протокол дополнительно включают следующие данные:
- дату окончания приема бюллетеней;
- количество полученных бюллетеней и сколько признано действительными.
Протокол подписывает тот, кто вел подсчет голосов (например, директор).
С 1 марта 2025 года закон разрешает проводить собрания удаленно — через видеоконференции и другие электронные средства. В протокол добавляется информация:
- способ участия (например, «видеоконференция через платформу МАХ»);
- если место проведения не определено, отметьте это в протоколе;
- если заседание сорвалось из‑за технических проблем, опишите причины в протоколе.
Протокол можно составить в электронной форме и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — например, председательствующего.
