Нужно ли нумеровать трудовые договоры?
Юридическая необходимость нумерации трудовых договоров
Действующие нормативные акты не содержат прямого требования о нумерации трудовых договоров, что подтверждается официальной позицией Роструда (письмо от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1). Тем не менее, работодателям предоставлено право самостоятельно вводить такую систему для удобства документооборота, зафиксировав соответствующие положения в локальных регламентах.
Стоит обратить внимание, что отдельные унифицированные формы первичной документации (например, приказ о трудоустройстве или учетная карточка работника) содержат специальные графы для указания номера трудового соглашения (на основании Постановления Госкомстата №1 от 05.01.2004). При этом применение данных форм остается на усмотрение организации (ст. 9 ФЗ №402 от 06.12.2011).
Аналогичный подход применяется к ведению реестра трудовых договоров - это факультативная, а не обязательная процедура. В отсутствие законодательных предписаний предприятие самостоятельно определяет формат такого учета.
Типовая структура журнала регистрации обычно включает:
- идентификатор и дату составления документа;
- персональные данные работника;
- информацию о занимаемой позиции и отделе;
- период действия соглашения (для срочных контрактов - дату завершения).
Рекомендации по формированию номеров
Как показывает практика, наиболее распространен комбинированный принцип нумерации, сочетающий:
- уникальный порядковый идентификатор;
- временные параметры заключения (месяц и год).
К примеру, обозначение 06-13/07 расшифровывается как:
- 06 - очередной номер в реестре;
- 13/07 - июль 2025 года (дата оформления).
(Ссылка на рекомендации Минтруда в письме №14-2/В-519 от 28.04.2020)
Дополнительные соглашения к трудовым договорам обычно маркируются отдельной нумерацией, начинающейся с единицы. Для их учета возможно:
- создание специализированного журнала;
- внесение записей в общий реестр договоров.
Второй вариант считается более практичным, так как обеспечивает целостность информации по каждому работнику.
При ведении отдельного учета допсоглашений рекомендуется отражать:
- хронологический номер изменения;
- основные реквизиты первоначального договора;
- сведения о сотруднике и его должности;
- ссылку на распорядительный документ;
- отметки о заверении и вручении копий.
Особенности нумерации при переходе на новый год
Организации предоставлена полная свобода в выборе стратегии нумерации при смене календарного периода. Возможны два основных подхода:
- продолжение существующей последовательности;
- обнуление счетчика с началом нового года.
Оба этих подхода согласуются с мнением, изложенным в письмах Минтруда №14-2/В-519 от 28.04.2020 и Роструда №ПГ/00337-6-1 от 03.02.2025.
Таким образом, система нумерации трудовых договоров служит эффективным инструментом организации кадрового делопроизводства. Основное требование - единообразие применяемых принципов и их закрепление во внутренних нормативных актах предприятия.
