Бухгалтеру в помощь: как выбрать электронный финансовый архив
На поиск нужной информации в таком хранилище может уйти от пары часов до нескольких дней или даже недель. Ситуация становится стрессовой с приближением налоговой проверки, так как добавляются сжатые сроки. Растет риск человеческой ошибки, а вместе с ним — вероятность получить штраф от контролирующих органов. Что делать? Перевести финансовый архив в цифру. Расскажем, на что обратить внимание при выборе системы.
Пункт 1. Функциональность
В электронном финансовом архиве хранятся первичные учетные документы — накладные, счета-фактуры, счета на оплату, акты, договоры и пр.
| Многие компании пытаются создать универсальный архив для всех видов документов. Это не совсем верно. Большинство бухгалтерских документов имеют временный срок хранения (до 10 лет). К такого рода файлам требуется оперативный доступ, в том числе из учетной системы, а также наличие связей между документами. Структура при этом выстраивается от номенклатуры дел. Другое дело — проектно-сметная документация: архив формируется от проектов. Или кадровые документы, которые требуют долговременного хранения. Разные задачи — разные виды архивов. Это соответствует рекомендациям Росархива. | |
 | Евгений Кузнецов, руководитель проектов развития бизнеса Directum |
Как компании организовать финансовый архив, чтобы соблюсти требования законодательства и упростить работу бухгалтеру? Обратите внимание на:
- Удобную фильтрацию файлов по критериям — периоду, виду, атрибутам. Ускоряет поиск необходимых документов в 15-20 раз.
- Настройку связей между документами. Помогает сгруппировать информацию по определенным условиям, например по поставщикам.
- Поддержку электронной подписи. Обеспечивает неизменность файлов и сохраняет юридическую значимость документа.
- Контроль полноты архива. Сотрудник при помощи специальных списков проверит, какие экземпляры ожидают подписи в ЭДО или по каким образцам отсутствуют скан-копии подписанных контрагентами бумажных документов.
- Возможность выборочной и массовой выгрузки. Бухгалтер оперативно соберет пакет файлов по требованию налоговой или запросу сотрудников.
Пункт 2. Интеграции с сервисами ЭДО, учетной системой и витринами данных
Файлы попадают в виртуальное хранилище через:
- учетную систему;
- сервисы ЭДО;
- сканер: заносятся копии бумажных документов.
Единую экосистему хранения компания сможет создать только с тем финансовым архивом, у которого есть интеграция с используемой в организации бухгалтерской системой и сервисами обмена, например, СБИС или Диадок.
Если компания состоит в налоговом мониторинге, то привычные проверки ФНС проходят онлайн в автоматическом режиме. Чтобы открыть инспектору доступ к первичным учетным документам, необходима интеграция электронного архива напрямую с системой «Налог-3» или через витрину данных. Такой налоговый режим облегчает работу, ведь количество дозапросов и риск получить штраф уменьшаются.
Пункт 3. Искусственный интеллект
Чтобы быстро наполнять электронный архив, пригодятся интеллектуальные сервисы. Они снизят затраты на рутинные операции — занесут документ в систему, проверят корректность реквизитов и сумм, подберут и сопоставят номенклатуру с ценами и позициями заказа, синхронизируют данные между системами компании. Человеку останется проверить корректность и полноту занесения.
Благодаря AI-инструментам специалисты также смогут оперативнее подготовиться к налоговой проверке. ИИ извлечет и занесет в систему все необходимые сведения из требований ФНС — дату и номер, сроки предоставления отчета, перечень истребуемых документов, контрагентов, период. Также виртуальный помощник найдет в системе и подготовит для выгрузки запрашиваемые документы.
Пункт 4. Безопасность
При использовании финансового электронного архива компания может разграничить права доступа — например, скрыть файл для отдельной группы пользователей или наоборот выдать возможность просмотра. Таким образом снижается риск потери документа и утечки конфиденциальной информации.
| Цифровой архив усиливает контроль над документами. Конечно, выйти из строя может любая техника, в том числе и в силу каких-то внешних причин — например, из-за пожара или потопа. Рекомендую обратить внимание на возможность создания резервной копии. В таком случае восстановить «утраченный» электронный документ не составит труда. | |
| Евгений Кузнецов, руководитель проектов развития бизнеса Directum |
Финансовый архив Directum RX отвечает всем необходимым требованиям и помогает централизованно хранить первичку — как цифровые, так и скан-копии бумажных документов. Компания может выбрать облачный или локальный вариант поставки и дополнить его ИИ-сервисами.
Решение уже используют «Татспиртпром», сеть магазинов «Подружка», «Теплоэнерго» и другие.
erid: 2Vtzqx55XUm
Реклама ИНН: 1835056809 ООО "ДИРЕКТУМ"
Источник материала