Какие документы по охране труда можно заверять электронной подписью

Внедрение ЭДО в сфере охраны труда помогает оптимизации процесса управления охраной труда. Однако важно помнить о документах, которые нельзя перевести в электронный формат и заверять электронной подписью. Правильное использование ЭДО поможет повысить эффективность работы по охране труда, улучшить ее прозрачность и доступность, а также обеспечит соответствие требованиям законодательства.

Документация, связанная с охраной труда, должна соответствовать установленным нормам и стандартам, которые предъявляются к кадровым записям, включая случаи работы с электронным документооборотом в области кадрового учета. Согласно ст. 22.1 Трудового кодекса РФ, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Однако есть исключения. В электронном виде нельзя создавать и использовать:

• Акт о несчастном случае на производстве. Он является основанием для установления причин несчастного случая, проведения расследования и оформления страховых выплат. Подпись пострадавшего работника в этом документе является важным доказательством, поэтому ее нужно получить в традиционной форме.
• Приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника. Этот документ также требует подписи работника, поскольку он подтверждает его ознакомление с причиной увольнения.
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда - Журналы регистрации инструктажей по охране труда. Они бывают 5 видов согласно пп. 8, 12 Правил обучения по ОТ № 2464:
• Журнал регистрации вводного инструктажа.
• Журнал регистрации первичного инструктажа на рабочем месте.
• Журнал регистрации повторного инструктажа на рабочем месте.
•  Журнал регистрации внепланового инструктажа на рабочем месте.
• Журнал регистрации целевого инструктажа.

Эти документы должны быть подписаны работником, чтобы подтвердить его личное участие в обучении и понимание требований по охране труда. Электронная подпись не может гарантировать, что именно работник, указанный в документе, прошел инструктаж.

Остальные документы, связанные с охраной труда, можно перевести в электронный формат и заверять электронной подписью.

• Локальные акты по технике безопасности.
• Журналы учета проверок знаний по охране труда.
• Ведомости выдачи СИЗ.
• Результаты оценки профрисков.

Для того чтобы обеспечить правовую силу документам, оформленным в электронном виде, необходимо:

1. Использовать сертифицированные программы для ЭДО.
2. Заверять документы квалифицированной электронной подписью.
3. Обеспечить безопасное хранение электронных документов.
4. Создать систему контроля доступа к документам.

Д. Афанасова

Подпишись на рассылку