Работник изменил фамилию: как оформить дубликат трудовой книжки?

Такие разъяснения Минтруд давал в письме от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-726.

Выдача дубликата: по каким правилам?

Работодатель, оформляющий дубликат трудовой книжки, должен при этом руководствоваться правилами, утвержденными приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.

Там, в частности, говорится, что бывший работодатель обязан выдать сотруднику дубликат трудовой не позже чем через 15 дней после того, как тот подал ему соответствующее заявление.

Согласно этим правилам, работник, потерявший трудовую, обязан оперативно сообщить об этом работодателю по последнему месту работы. Т.е. туда, где в документ внесли последние записи.

Доступ к журналу «Нормативные акты для бухгалтера» 3 месяца бесплатно

Скидки на электронный журнал 25% + 3 месяца бесплатно + подарки. Возьмите по акции и получите подписку на 9 месяцев по низкой цене!

Подписаться на журнал

О заполнении дубликата

Дубликат заполняется по общим правилам, установленным упомянутым выше приказом. В документ вносится информация о работе, наградах и поощрениях. Это работодатель делает на основании ранее оформленных приказов или распоряжений.

Работодатель, оформляющий дубликат трудовой, обязан внести в него сведения о стаже работника до поступления к нему, которые подтверждаются документально.

Общий стаж специалиста необходимо записывать суммарно. Работодатель должен указать общее количество лет, месяцев и дней. При этом не требуется уточнять организации, периоды труда и должности сотрудника.

В дубликат также необходимо внести информацию о фамилии, имени и отчестве (если оно есть у специалиста), а также дате его рождения.

При этом фамилия, имя и отчество необходимо привести полностью, не сокращая и не заменяя инициалами. Дата рождения также указывается полностью. При этом работодателю потребуется паспорт или другой документ, который подтверждает личность сотрудника.

Если у работника изменилась фамилия, работодатель на первой странице зачеркивает одной чертой «старую» фамилию, и указывает новую информацию.

Затем необходимо на внутренней стороне обложки дать ссылку на документ, подтверждающий смену фамилии. Это может быть, например, свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.

Если работник после ухода из организации изменил фамилию и хочет получить дубликат у бывшего работодателя, тот сначала оформляет документ на старую фамилию, а затем вносит указанные изменения. Об этом Минтруд сообщает в своем письме.

Подпишись на рассылку