Роструд напомнил о требованиях к работодателям, перешедшим на ЭДО

Рассмотрим подробно.

Что считается кадровым ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений предусматривает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Он установлен статьями 22.1 – 22.3 Трудового кодекса. 

Для электронных документов организация-работодатель может использовать единую цифровую платформу «Работа в России» или свою информационную систему.

• сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться ЭДО, порядок доступа к информационной системе работодателя;
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронных документов;
• сведения о дате введения ЭДО;
• сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников для работы с электронными документами;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.

Для перехода на ЭДО работодатель должен уведомить работников. При этом они вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

ЭДО не применяется по отношению к:

• трудовым книжкам;
• актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
• документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Взаимодействие с Единым порталом госуслуг при кадровом ЭДО

Правила взаимодействия информационной системы работодателя и порталом Госуслуг утверждены постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 г. № 1192.

Они относятся и к работодателям, которые приняли решение об использовании своей информационной системы для ЭДО.

Организации, которые перешли на электронный документооборот, должны обеспечить взаимодействие своих систем ЭДО с системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», напоминает Роструд в своем письме.

Подпишись на рассылку