Сопроводительное письмо к документам: обязательные реквизиты
Сопроводительное письмо пишется в произвольной форме. Утвержденной формы нет. Но, чтобы документ получил юридическую силу, он должен иметь все обязательные реквизиты.
При подготовке сопроводительного письма нужно учитывать требования:
- ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации».
- ГОСТа 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
Правила оформления документа по ГОСТу
Сопроводительное письмо, как и многие другие документы можно составить на бумажном носителе и в электронной форме.
Если у документа две и боле страниц, их нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Разрешены двусторонние документы: начало - на лицевой, окончание – на оборотной стороне листа. У двустороннего документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Для документа можно использовать любые бесплатные шрифты. Рекомендованные размеры: 12, 13, 14. Для таблиц – меньше.
Заголовки разделов и подразделов нужно печатать с абзацным отступом или по центру ширины текста.
Интересно почитать:
Как из договора сделать первичный учетный документ
Правила оформления документов запрошенных инспекторами
В каком виде ФНС принимает документы
Как правильно подать в налоговую истребуемые документы на бумаге?
Обязательные реквизиты документов по ГОСту, в том числе для сопроводительного письма
В ГОСТе Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Но не все они нужны в сопроводительном письме и вообще в письме обычной компании, не государственного ведомства.
Обязательными реквизитами документов являются:
- наименование организации - автора документа;
- код организации - автора документа;
- дата документа;
- место составления (издания) документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок);
- заголовок к тексту;
- код формы документа;
- индекс;
- текст;
- визы;
- подпись;
- наименование должности лица - автора документа;
- печать;
- отметки: о приложениях к документу, об исполнителе (если иное лицо, нежели подписант), отметка о поступлении и о направлении документа.
Дата документа должна соответствовать дате подписания или дате события, о котором идет речь в бумаге.
На документах может стоять товарный знак. Он размещается на бланках в соответствии с уставом организации. Указать только товарный знак нельзя, помимо него на бланке должно быть указано коммерческое обозначение юридического лица.
Наименование организации должно соответствовать наименованию юридического лица в соответствии с учредительными документами. В скобках нужно указать сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.
Об организации на бланке нужно указать: почтовый адрес; номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, код организации ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.
Бланки документов
Для бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
