Разговоры по работе по личному телефону: просто нужно учесть расходы

Базовое правило для всех расходов, установленное статьей 252 НК РФ, состоит в том, что любые расходы компании должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Экономическую целесообразность определяет компания

Учитывая, что предприниматели организуют бизнес и ведут деятельность на свой риск, они вправе единолично оценивать эффективность и целесообразность расходов. Эта норма закреплена в определениях Конституционного РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и № 366-О-П.

Для обоснования экономической целесообразности нужно оценивать не возможность вести ту или иную деятельность без каких-либо расходов, а выявить связь между расходами и доходами, которые будут получены благодаря им.

Каждая компания самостоятельно принимает решение о том, какие расходы нужны, а какие-нет, и в чем состоит экономическая выгода. Обоснование может любым, единственное о чем нужно помнить, оно должны быть убедительным для налоговой. Это избавит от лишнего и ненужного общения в ИФНС.

Понятно, что доказывать необоснованность расходов должны налоговики. Это закреплено и в самом НК РФ и в определение Конституционного Суда РФ от 16.12.2008 № 1072-О-О.

Но, когда компании выставят доначисления, проблема у компании, а не у ИФНС. А у судей сейчас на все один ответ – у нас нет оснований не доверять налоговому инспектору.

Поэтому не стоит пренебрегать формальностями и лучше заранее подготовить необходимые документы для последующего учета расходов в налоговой базе по прибыли.

Экономическое обоснование означает, что у компании должен быть документ, в котором разъяснено, в чем состоит выгода при принятии решения о том или ином расходе. То есть, как потраченные средства вернуться обратно и принесут компании прибыль.

Оплата компанией звонков с личных телефонов работников по делам фирмы

Если работники должны постоянно обзванивать звонить клиентов и партнеров в рамках своих должностных обязанностей, организация вправе заключить договор на предоставление услуг с оператором связи и «подключить» к нему номера личных телефонов работников. В данном случае, учитывая то, что телефоны используются и для работы, и для личного общений, имеет смысл установить лимиты рабочих звонков, например, в минутах.

Более безопасный вариант, купить телефонные аппараты, сим-карты и выдавать их работникам.

Еще один важный момент. Если работник использует личное имущество в интересах организации и с ее ведома, ему нужно выплачивать компенсацию за использование, износ (амортизацию) оборудования и компенсировать расходы.

Размер компенсации компания может установить непосредственно в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему с соответствии со статьей 188 ТК РФ.

Эти компенсации уменьшают налоговую базу по прибыли и не облагаются ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Что касается судебной практики, то в целом она вполне благосклонна к налогоплательщикам (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.07.2014 по делу № А63-9568/2013, ФАС Поволжского округа от 16.04.2012 по делу № А55-14888/2011 и др.).

Только нужно учесть, что не облагается именно компенсация расходов работника по служебной сотовой связи. Попытка документально оформить безвозмездную аренду телефонных аппаратов работнику – не лучший вариант. Так как, согласно письму УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061156, у организации при получении от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов) формируется внереализационный доход, который определяется исходя из рыночных цен.

Документы для обоснования расходов на мобильную связь

Компания должна иметь документы, подтверждающие служебный характер переговоров работников по мобильному телефону, доказательства расходования полученных работником денежных средств на услуги сотовой связи, то есть платежные документы в адрес оператора сотовой связи, а также соглашения между организацией и работником о размере возмещения.

Примерный перечень документов, которые помогут обосновать расходы:

• Приказ директора компании об использовании личных телефонов для служебных переговоров с установлением лимита звонков
• Должностные инструкции работников
• Договор с оператором связи и платежные документы
• Трудовые договора, где установлен размер компенсации

Также можно оформить

• Пункт об использовании телефонов в Правилах внутреннего трудового распорядка
• Положение об обслуживании клиентов (партнеров) с правилами обзвона
• Другой документ с описанием бизнес процессов и необходимостью звонков

Подпишись на рассылку