Расходы на перевозку без транспортной накладной: как учитывать

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки

Договор перевозки груза можно заключить посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора перевозок грузов – заявки грузоотправителя. При этом:

• грузоотправитель подает заказ перевозчику в письменной или в электронной форме;
• грузоперевозчик информирует грузоотправителя о принятии заказа;
• грузоотправителем составляется транспортная накладная для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Транспортная накладная является частью документов договора на перевозку. Она подтверждает, в том числе, заключение договора перевозки. Форма и порядок заполнения транспортной накладной утверждены постановлением Правительства от 21.12.2020 г. № 2200.

Ошибки в транспортной накладной либо ее отсутствие: как подтвердить расходы

Долгое время считалось, что расходы на перевозку груза подтверждает лишь транспортная накладная, составление которой обязательно при заключении договора перевозки груза. К такому выводу приходил Минфин (письма Минфина от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110).

С этими выводами сначала не согласился Верховный суд. Он указал, что если у фирмы нет оформленной транспортной накладной, она заполнена с ошибками либо утрачена, то это приведет к признанию договора перевозки незаключенным или недействительным. В этом случае договорные отношения можно подтвердить иными доказательствами (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда от 26.06.2018 № 26).

Теперь чиновники изменили свою точку зрения по данному вопросу. Они пришли к выводу, что без транспортной накладной иные документы могут быть расценены как документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (письмо ФНС России от 19.04.2021 г. № СД-4-2/5238).

Транспортная накладная является первичным документом только в случае, если в ней заполнены все обязательные реквизиты. То есть в ней обязательно надо заполнить раздел 16.

Если раздел 16 в транспортной накладной не заполнить, этим документом можно подтвердить затраты на перевозку. Но на такую перевозку все равно потребуется оформить первичный учетный документ, который отвечает требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». К такому выводу пришла ФНС в письме от 19.04.2021 г. № СД-4-2/5238.

Подпишись на рассылку