Бухгалтер скажет «спасибо», или Зачем переходить на электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Обмен ЭТрН по букве закона

Один из самых распространённых вопросов связан с легитимностью применения. Законно ли оформлять транспортные накладные в электронном виде? Ответ – да. Эксперты сервиса Synerdocs накопили большую доказательную базу и готовы поделиться ею:

1. Транспортная накладная относится к первичным учётным документам. Она свидетельствует о факте перевозки продукции, для покупателя и продавца служит основанием, чтобы вести учёт. А ещё ТрН необходима для расчётов с транспортной компанией. Подробнее – в Постановлении Правительства РФ № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» от 15.04.2011 года.
2. Первичные учётные документы согласно ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 года (статья 9 часть 5) разрешается оформлять в электронном виде. Следовательно, и транспортную накладную тоже.
3. Письме ФНС РФ № ЕД-4-15/5364@ от 23.03.2017 года сообщается, что организации могут работать с ТрН в электронном виде и подавать её в налоговую. Но пока формат документа не утверждён, следует придерживаться определённого порядка. В соответствии с Письмом Министерства финансов РФ №03-02-07/1-1 от 11.01.2012 года представлять ЭТрН разрешается по аналогии с остальными неформализованными электронными документами, то есть по схеме:
   • выгрузить электронную транспортную накладную из сервиса ЭДО с отметками о том, что она подписана сторонами;
   • распечатать, поставить печать организации, заверить подписью руководителя;отправить в ФНС.

Больше информации о легитимности использования электронных транспортных накладных – на сайте Synerdocs.

Экономия денег компании

На каждую поставку принято оформлять по три экземпляра ТрН. По средним оценкам, распечатка одностраничной накладной, оправка по почте, а также оплата труда сотрудника, который занимается этой бумажной волокитой, обходятся компании в 40 рублей.

Расходы на работу с документами могут сократиться в 3-5 раз при переходе на электронное взаимодействие. А бухгалтерия компании может сэкономить только на ЭТрН около 12 млн рублей в год.

Никаких потерь и испорченных документов

Как выглядит перевозка, если оформляется бумажная транспортная накладная? Распечатываются несколько экземпляров и передаются водителю. Тот отправляется в дорогу. Если в дороге появляются новые заказы (что часто бывает при сборных грузоперевозках), то при отгрузках и разгрузках водитель постоянно предъявляет документ. Из-за многократного обращения он портится, а иногда и вовсе теряется.

Электронную транспортную накладную ни потерять, ни испортить невозможно. Документ находится в сервисе ЭДО, а водитель работает с ним через мобильное устройство. Все примечания и отметки он вносит в цифровом виде, подписывает – с использованием электронной подписи. Процесс работы с ЭТрН наглядно представлен на сайте Synerdocs.

Резюмируем: почему бухгалтерии выгодно работать с ЭТрН

• Всегда будет порядок с документами. Никаких бумажных завалов, только полный комплект правильно оформленных ТрН. Плюс исключатся штрафы из-за отсутствия оригиналов.
• Документы начнут за считанные минуты возвращаться от контрагентов, даже если они находятся от вас за 1 000 км. А вы станете проводить учёт без задержек.
• Подготовка к налоговым проверкам будет проходить оперативнее. Вместо долгого перебирания папок вы можете за пару секунд отфильтровать документы по статусу и выгрузить их из сервиса.
• Работа с электронным архивом – одно удовольствие. Поиск важной информации отнимает в разы меньше времени, чем блуждание между полок и стеллажей.

Как видите, использовать электронную транспортную накладную не просто выгодно, но и удобно. Многие компании на рынке уже отказались от бумажных ТрН, чем облегчили трудовые будни своих бухгалтеров.

Евгения Герасимова, Synerdocs

Подпишись на рассылку