Отмена командировки: разъяснение к разъяснению

Расходы на несостоявшуюся командировку

Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые уже не возместить, разрешено списать в составе расходов. Но только если их можно признать обоснованными. А это случай, когда вины работника в срыве служебной поездки нет.

Об этом – Письмо Минфина от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735.

Чаще всего убытками становятся  невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д. Минфин напомнил, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для исчисления налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты и убытки. Обоснованные – это значит понесенные для извлечения прибыли. Обязательно потребуется и документальное оформление.

А в соответствии с пунктом 2 статьи 265 НК РФ убытки, понесенные в связи  с несостоявшейся командировкой, можно отнести к внереализационным расходам.

Об обоснованности расходов на отмененную командировку Минфин писал, и также без подробностей, в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766.

Что сделать бухгалтеру при отмене командировки

Вы, конечно, знаете, что на словах командировку не отменить. На деле для отмены командировки нужно сделать много:

• издать приказ;
• отменить брони;
• сдать билеты;
• утвердить авансовый отчет;
• разобраться с налогами.

Но обо всем по порядку.

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:

• причины отмены командировки;
• реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
• срок возврата неизрасходованного аванса;
• срок сдачи авансового отчета;
• порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.

В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.

Отмена брони и возврат билетов

Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ).

Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы.

А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.

Возвратный тариф и налоги

При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами - на прибыль и НДС.

Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет  (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Невозвратный тариф и штрафы

Если тарифы невозвратные, деньги  могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.

Что делать?

Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:

• расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
• расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
• штраф – чеком, где указана сумма удержания.

Проводки в бухучете

Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.

А в бухучете вы сделаете такие проводки:

Дебет 50 (51) Кредит 71

- работник возвратил неизрасходованные средства.

Дебет 91.2 Кредит 71

- учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).

Дебет 71 Кредит 51 (50)

- компенсированы работнику понесенные им расходы.