Почему документы по ОС нужно хранить постоянно?

Нормативная база для хранения документов по ОС

Существует несколько нормативных актов, в которых прописаны сроки хранения документов. Это, к примеру:

• Налоговый кодекс;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ);
• Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Приказ).

Сколько лет хранить документы по ОС

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, НК РФ устанавливает общий срок – четыре года. С учетом требований статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов этот срок исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Для целей бухгалтерского учета первичные документы необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

А Приказом установлено, что документы, которые подтверждают правильность определения амортизации, нужно хранить постоянно. К ним Приказ относит протоколы, акты, расчеты, ведомости начисления амортизации, заключения и др.

Таким образом, сформулируем общее правило определения срока хранения документа: если в различных нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, ориентироваться надо на больший срок (об этом рассуждали чиновники Минфина еще в письме от 19 января 2018 г. № 03-03-06/1/2598).

Ответственность

Отсутствие первичных учетных документов может повлечь за собой налоговую ответственность. Поэтому сроки хранения документов следует соблюдать.

НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета в виде штрафа:

• если нарушение не повлекло занижения налоговой базы – в размере 10 000 руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
• 30 000 руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ);
• если в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы – в размере 20 процентов суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120).

Есть еще ответственность за непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов, (например, если их нет). В этом случае будет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Подпишись на рассылку