Как провалить сдачу годовой отчетности: 7 вредных советов бухгалтеру
Вредный совет 1. Забудьте про акты сверок с контрагентами
Зачем напрягать менеджеров и бухгалтерию контрагента? Кому нужна эта бюрократия и лишние документы? Достаточно созвониться с контрагентом и устно сверить сумму долга. Или не звоните, а просто пошлите акт сверки на электронный адрес. Ответа не ждите — с контрагентом вы знакомы 100 лет и доверяете друг другу.
Ну и пусть висит просроченная задолженность несписанной. Подумаешь, штрафы прилетят!
Регулярные сверки расчетов с контрагентами помогают своевременно учесть “вычерки”, “недовозы”, возвраты продукции, избежать ошибок в отчетности и сделают ваши отношения с контрагентами прозрачными.
В законодательстве нет информации, как часто нужно сверяться, в каком формате проводить сверку и отсутствуют формат актов. Такой регламент разрабатывает каждая компания самостоятельно. Кто-то проводит сверки раз в месяц, кто-то раз в квартал или год, а кто-то — сразу за весь период работы. Рекомендуем перед годовой отчетностью иметь на руках итоговый акт сверки и расхождений минимум по трем параметрам: дата, сумма и номер счета-фактуры или договора.
Вредный совет 2. Игнорируйте изменения в законах и не меняйте учетную политику
Пусть организация работает по одному документу, а об изменения в бухучете и налогах узнаете лично от налоговых инспекторов вместе со штрафами. Налоговики как опыт — берут дорого, но объясняют доходчиво.
Теоретически учетную политику можно создать один раз и не менять 5 лет. Но поскольку в 2019 и 2020 гг было много нововведений, в конце года целесообразнее обновить учетную политику на 31 декабря текущего года. Ведь с ней жить как минимум весь следующий год и, возможно, получится сблизить бухгалтерский и налоговый учет.
Вредный совет 3. Забейте на создание резерва по сомнительным долгам
Пусть неиспользованные суммы так и останутся висеть долгами, не включайте их в расходы и не переносите на следующий год.
Как правильно
Резервы по сомнительным долгам в бухучете обязаны создать все компании. Сюда входят задолженности покупателей, поставщиков, подрядчиков, сотрудникам по оплате труда и прочее. Для формирования такого резерва нужно регулярно проводить инвентаризацию долгов: на 31 марта, 30 июня и 30 сентября и соответственно формировать резерв на каждую отчетную дату при составлении промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности.
На 31.12.2019 года неиспользованные суммы резерва нужно включить в расходы или перенести на 2020 год.
Вредный совет 4. Мужественно вбивайте руками первичку в 1С
Работайте по старинке — сортируйте документы и строчка за строчкой вбивайте название, количество и сумму в программу. Подумаешь 500 позиций, вам же не впервой. Ничего, что не останется времени на другие важные задачи. Придется работать по ночам, забыв про членов семьи, но куда они от вас денутся?
Автоматизируйте процесс ввода первичных документов и избавьтесь от рутинной работы. Достаточно взять у клиентов документы в электронном формате и загрузить его в свою базу. Или воспользоваться специальными сервисами по автоматическому вводу первички, например таким как Загрузка документов от 42Clouds. Это позволит ускорить загрузку первички в 10 раз.
Вредный совет 5. Ждите до последнего — готовьте отчеты на скорую руку и сдавайте в последний момент
Отправьте отчетность электронно в последний день, в 23:58, вдруг успеет долететь. А потом — полночи ждите выписки о поступлении документа в ФНС. Но как правило, из-за спешки бухгалтер ошибается в отчетности и потом посылает уточненную декларацию и пояснительную записку. А у налоговиков есть неписаное правило — проверять в первую очередь тех налогоплательщиков, которые часто предоставляют уточненки.
Желательно еще в декабре уходящего года пересмотреть всю первичку. Тогда в новом году не придется искать входящие документы, а на исходящих — проверить наличие подписи и печати от клиента. Иначе придется делать исправительные проводки.
Обязательно проверьте остатки по счетам. Например, если появилось отрицательное сальдо по 41 счету, значит, вы где-то ошиблись с проводками и нужно их проанализировать. Дебетовый остаток по счету 60 говорит о том, что не хватает документов от поставщика. Если все сделать вовремя, бухгалтер сможет обойтись без подачи уточненной декларации.
Вредный совет 6. Отправьте отчетность после срока сдачи, пунктуальность никому еще не помогала
Вдруг Минфин, Минтруд и Росстат выпустят другие бланки и придется их по-новой заполнять. Если вдруг ФНС заблокирует расчетный счет из-за задержки отчетности, смело начинайте возмущаться и ругать налоговиков — писать гневные посты в соцсетях и комментарии на форумах, как несправедливо с вами поступили.
Как правильно
Кому, когда и что сдавать зависит от виды деятельности, системы налогообложения и региона. Кроме того, у каждой декларации есть свой дедлайн. Например, по СЗВ-М за декабрь 2019 года нужно отчитаться до 15 января 2020, а срок сдачи годового баланса — 31 марта. Чтобы не запутаться со сроками, не искать их в Налоговом Кодексе, удобнее собрать все данные в один профессиональный календарь.
Вредный совет 7. Предоставьте отчетность в ПФР не в полном объеме, пусть инспекторы сами позвонят
Забудьте про сроки сдачи СЗВ-М. Отправьте отчет не 15 января, а 16 числа. Только представьте, сколько внимания от фонда вы получите — звонки, письма, электронные сообщения. Потом — штрафы, по 500 рублей за каждую ошибку. Сразу узнаете от налоговиков и директора, что они о вас думают и как относятся. Если инспектор найдет ошибки и оштрафует, не поленитесь и скажите ему “спасибо”. Ведь это ваши грабли, они не бывают бесплатными
Как правильно
Отчитаться по СЗВ-М нужно до 15 января. Кроме того, в ПФР по итогам года нужно прислать до 20 января 2020 расчет по страховым взносам и СЗВ-стаж до 1 марта.
Чек-лист, который поможет вам сдать отчетность спокойно и без приключений
Единого алгоритма по подготовки годового отчета не существует. У каждого бухгалтера есть свои хитрости, лайфхаки и ноу-хау. Многое зависит от загруженности специалиста: кто-то работает в одной компании и ничего не успевает, а кто-то — ведет по 5-7 налогоплательщиков и ездит отдыхать после каждой сдачи отчетности.
Сдавать отчетность без паники нам помогают специальные инструменты бухгалтера, которые дополняют 1С, а также этот чек-лист:
- Проводить акты сверок с контрагентами на регулярной основе, чтобы в конце года на руках был итоговый акт сверки;
- Проверить первичные документы. Если в вашей компании сотрудники постоянно задерживают авансовые отчеты, а менеджеры тянут с подписанием документов, составьте график документооборота. В нем достаточно указать три строки: срок сдачи документа, ФИО ответственного лица и его подпись. Постоянно напоминайте сотрудникам о предоставлении документов и срыве срока. Лучше — письменно. Если после неоднократных напоминаний дело не сдвинулось с мертвой точки, пишите докладную на имя директора и приложите копии обращений. Так вы снимите с себя ответственность;
- Мониторить изменения в законодательстве и внести нововведения в учетную политику;
- Пересмотреть Положение об оплате труда. Если сроки выплаты попадают на новогодние каникулы — с 1 по 8 января 2020 года, то бухгалтерия обязана выплатить зарплату за вторую часть декабря в декабре;
- Провести инвентаризацию — основных средств, имущества, кредиторской и дебиторской задолженности;
- Списать резерв по сомнительным долгам в расходы или перенести на следующий год. Сформировать новый резерв в наступающем году;
- Делегировать ввод первичных документов другому сотруднику, специальному сервису или просто загрузить электронный документ;
- Обновить лимит кассы на следующий год. Четких указаний как рассчитать лимит кассы в НК нет, но ставить произвольную цифру нельзя. Чтобы определить размер, возьмите любые три месяца, когда денег поступало больше всего. Это и будет ваш лимит на следующий год;
- Завести профессиональный календарь по сдаче отчетности и сдавать все вовремя.
Надеемся, чек-лист и вам поможет встретить новый бухгалтерский год без последствий! )
