Чем заменить потерянный билет
Командированному работнику оплачивают:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).
На тот или иной вид командировочных расходов должны быть документы, которые их подтверждают. К подтверждающим документам относятся приказ о направлении в командировку, проездные документы, таможенная декларация, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и т. д.
Документальное подтверждение расходов
Командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
К затратам на командировки предъявляются общие для всех налоговых расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении ,
предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:
- оформленными в соответствии с законодательством РФ;
- оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы;
- косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Как видите, документы, косвенное подтверждающие расходы, прямо упомянуты в указанной статье. Упоминание в письмах Минфина косвенного подтверждения расходов, как правило, не разъясняет ситуацию.
Косвенное подтверждение расходов
Но вот в письме от 24 сентября 2019 года № 03+03+07/73284 Минфин высказался о том, что Налоговый кодекс допускает в налоговом учете использовать документы, подтверждающие расходы косвенно, причем в конкретной ситуации.
Когда такое может быть?
Например, в случае необходимости подтвердить командировочные расходы на проезд, когда подотчетник потерял проездной билет . Ситуация довольно частая.
Но расходы на проезд все же были, и подтвердить это можно косвенно:
- дубликатом билета;
- копией билета, оставшейся у транспортной компании;
- справкой из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать лицо, маршрут, стоимость и дату поездки.
Справка от перевозчика
Итак, справка от перевозчика может служить оправдательным документом для командировочных расходов во многих случаях – от случая утери подлинника проездного билета до отсутствия в нем штампа о досмотре. В качестве такого документа также может быть принята справка, выданная представителем перевозчика (см. письма Минфина РФ от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296, от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187 и др.).
Обратите внимание
Cправка агента будет достаточным подтверждением факта поездки, только если он имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени самого перевозчика.
Что это означает для налогоплательщика?
Фирме необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать такие справки, то документ не может являться подтверждением совершенной поездки или перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику за справкой, что работник воспользовался приобретенным для него билетом. На это обратил внимание Минфин в письме от 11 апреля 2019 года № СД-3-3/3409@ .
