Неотработанные отпускные: как удержать при увольнении?
Отпускные
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации (ст. 122 ТК РФ).
Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Оплачиваемый отпуск работникам предоставляют ежегодно. Причем речь идет не о календарном, а о рабочем годе, т.е. 12 месяцев со дня поступления на работу.
Отпускные выплаты – это один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько работник отгулял отпускных дней в текущем периоде.
Когда возникают неотработанные отпускные?
Такие отпускные появляются, когда работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период. Если на момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, остался неотработанным, то отпускные будут излишне выданной зарплатой.
Неотработанные отпускные компания вправе удержать из заработной платы работника при увольнении.
Обратите внимание
Удержания не производят, если увольнение связано, например, с тем, что работник призывается на военную или альтернативную гражданскую службу; работник отказался от необходимого по состоянию здоровья перевода на другую работу, либо такая работа отсутствует у работодателя; организация ликвидируется или сокращает численность (штат).
Перерасчет отпуска при увольнении
Бухгалтер обязательно должен проверить все дни отпусков увольняемого, чтобы определить, есть ли у него неотработанные дни.
Для этого нужно рассчитать:
- сколько лет и месяцев сотрудник работал в компании. При этом последний месяц считается как полный, если он отработан 15 дней и более. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывают, а остаток от 15 календарных дней округляют до полного месяца;
- количество дней отпуска, полагающихся сотруднику за все время его работы в компании (заработанный отпуск);
- количество дней отпуска, которые работник отгулял за все время работы в компании.
Дальше нужно сравнить количество использованных дней отпуска с числом заработанных дней.
Пример. Расчет неотработанных отпускных дней
Иванов А.П. увольняется 27 июля 2019 г. Он был принят на работу 10 октября 2017 г. За это время он отгулял два отпуска по 28 дней каждый.
На момент увольнения сотрудник проработал в компании один год (с 10 октября 2017 г. по 9 октября 2018 г.), 9 месяцев (с 10 октября 2018 г. по 9 июля 2019 г.) и 18 дней (с 10 по 27 июля 2019 г.).
Так как последний месяц отработан более чем наполовину (18 дней), он считается как полный. Следовательно, период работы сотрудника в компании один год и десять месяцев.
За год работы положен отпуск 28 дней, а за 10 месяцев — 23 дня (28 дней : 12 месяцев х 10 месяцев).
Таким образом, сотрудник за все время работы заработал 51 день отпуска (28 дней + 23 дней). Количество отгулянных дней отпуска составляет 56 дней. Число неотработанных дней отпуска равно 5 (56 дней – 51 дней).
Если работник на момент увольнения отгулял больше дней, чем заработал, компания вправе удержать излишние отпускные из сумм, причитающихся работнику при увольнении (ст. 137 ТК РФ).
Для этого нужно количество дней отпуска, которые сотрудник использовал излишне, умножить на средний дневной заработок, определенный на момент, когда сотрудник уходил в отпуск.
Напомним, размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемых сумм (ст. 138 ТК РФ).
НДФЛ
Удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ с начисленных работнику отпускных являются излишне уплаченным компанией. Поэтому налоговые обязательства работника по НДФЛ необходимо скорректировать. То есть у налогового агента – работодателя образуется переплата налога на доходы физических лиц, которую нужно вернуть. Сделать это компания должна по письменному заявлению работника (п. 1 ст. 231 НК РФ). После этого работодатель может вернуть излишне перечисленный НДФЛ из бюджета в порядке ст. 78 НК РФ.
