Неслужебные командировочные расходы облагают НДФЛ
Командировка: служебная или нет?
Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя.
Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (если в командировку направляется один работник) или № Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Имейте в виду: порядок направления работников в командировки регламентирован Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.
Цель направления работника в служебную командировку указывается в письменном решении (приказе или распоряжении) работодателя, на основании которого работник направляется в командировку. В нем должно содержаться служебное поручение, подлежащее выполнению работником в командировке.
Цель командировки формулируется в зависимости от характера служебного задания, а в приказе следует указать основание для направления работника в командировку, например:
- договор о выполнении работ (оказании услуг) или договор о совместной деятельности, если цель командировки связана с ходом их выполнения; план служебных командировок работников, если таковой имеется в организации;
- приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, если таковое поступило, и др.
Если работник направляется для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, то такие поездки не являются командировками.
Как оплатить командировку
На период командировки работнику выплачивают средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п. 9 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
При расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. Не учитывают выплаты социального характера, например, материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие.
Обратите внимание: при направлении сотрудника в командировку ему оплачивают рабочие дни, а не календарные, как при расчете отпускных. Если в выходные дни, приходящиеся на командировку, сотрудник не работал, то за эти дни выплачиваются только суточные.
НДФЛ командировочных расходов
Командированному работнику оплачивают:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные (в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
- другие расходы. Например, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.
Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. К ним относятся:
- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах: не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России, не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки. При этом суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
- расходы на наем жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на наем жилья, эти затраты освобождаются от налогообложения в следующих размерах: не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России, не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки;
- расходы на оплату услуг связи и др.
Определение дохода, подлежащего обложению НДФЛ, производится организацией – налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета командированного работника. А в случае выплаты суточных в иностранной валюте, выданные суммы пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Возмещение расходов неслужебной командировки – доход работника
Налоговики отмечают, если работники направляются для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, то такие поездки не являются командировками. Соответственно, расходы, связанные с участием работников в данных мероприятиях, не являются командировочными расходами.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Таким образом, оплата организацией расходов работника, связанных с участием в мероприятиях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, является доходом работника, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ.
Эксперт “НА” Е.В. Чимидова
