Подтверждаем командировочные расходы
Из письма в редакцию
Мы занимаемся торговлей, и многие наши сотрудники ездят в командировки: встречаются с производителями, подписывают договора, «выбивают» лучшие цены. В квартал у нас может быть более 40 командировок. Сейчас готовимся к налоговой проверке и думаем, что налоговики будут проверять командировочные особенно тщательно. Что проверить, чтобы не было разногласий с налоговиками?
Мнение эксперта
Расходы работника в командировке можно учитывать в составе прочих расходов, если они оформлены документами. Все документы должны соответствовать требованиям Налогового кодекса. Целью командировки должно быть получение дохода. Но в вашем случае, если вы подписываете договора, получаете скидки и так далее – проблем с налоговиками быть не должно.
Итак, расходами можно признать любые затраты, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. На каждый расход у компании должны быть подтверждающие документы.
Перечень командировочных расходов, не облагаемых налогом на прибыль, определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это расходы на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные(в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Перечня документов, подтверждающих расходы в Налоговом кодексе нет. Их нужно искать в нормативных актах, регулирующих договорную базу и специфику того или иного вида деятельности или целой отрасли.
К подтверждающим документам можно отнести:
- проездные документы (авиа, жд, автобусные билеты, чеки такси, проездной метро и так далее);
- счета, БСО из гостиницы или иного арендованного на время командировки помещения;
- счета и чеки по оплате парковки, проезда и так далее.
Важное значение для подтверждения командировочных расходов имеют ваши внутренние документы: Приказ о направлении в командировку, Служебное задание для направления сотрудника, отчет о работе, выполненной командировке. Если есть подписанные договора или прайс-листы со скидками – это очень хорошо. Наличие этих документов, несомненно, поможет подтвердить расход.
Если документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, оформлены в соответствии с критериями статьи 252 НК РФ, расходы можно учесть в составе прочих расходов.
Минфина России часто выпускает письма на тему командировочных. Последнее выходило недавно. Письмо Минфина России от 15 января 2019 года № 03-03-06/3/1456
