“Нюансы” уплаты НДФЛ и НДС с представительских расходов

Представительские мероприятия: о чем речь?

Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса. Согласно этой статье, к представительским расходам относят затраты:

• по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Однако конкретный состав расходов на проведение официального приема НК РФ не регламентирован.

Так, например, Минфин России в письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120 отметил, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе и спиртные напитки.

Для подтверждения расходов на проведение представительского мероприятия понадобятся документы:

• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия. В нем нужно указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
• смета расходов на проведение мероприятия, утвержденная руководителем.

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указываются дата и место проведения приема, его программа, приглашенные лица, представители организации, участвовавшие в приеме, и величина представительских расходов.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы – чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т. д.

Для контроля за затратами по приему делегаций можно установить предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утвердите приказом руководителя.

Удерживать ли НДФЛ у участника мероприятия?

Если участие работника в проводимых организацией представительских мероприятиях является для него обязательным, то это участие связано с исполнением работником трудовых обязанностей, а его доходы, полученные в связи с участием в таком мероприятии, не облагаются НДФЛ.

Должны быть, в частности, приказ по организации о проведении соответствующего представительского мероприятия, утвержденный перечень работников, принимающих в нем участие. Важен также предмет переговоров: вопросы, являющиеся таковым, должны соответствовать служебным обязанностям работника, предусмотренным в его трудовом договоре.

А вот если фирма оплачивает расходы работника в его собственных интересах, то их оплата считается доходом работника, полученным в натуральной форме. В этом случае с суммы оплаты расходов нужно удержать НДФЛ.

НДС по представительским расходам

Чиновники отметили, что расходы на организацию питания при проведении представительских мероприятий облагаются НДС.

Сумму НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимают к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

НДС по представительским расходам спишите проводками:

ДЕБЕТ 19  КРЕДИТ 71
учтена сумма НДС по представительским расходам;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПО НДС”

КРЕДИТ 19
произведен налоговый вычет.

Как отразить в учете представительские расходы

При выдаче подотчетному лицу средств на представительские расходы сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 71  КРЕДИТ 50-1
выданы денежные средства на оплату представительских расходов.

Вся сумма затрат по приему представителей других организаций учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности. Сумму данных расходов отразите записью:

ДЕБЕТ 44  КРЕДИТ 71
учтена сумма представительских расходов.

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности.

 Пример. Как отразить в учете представительские расходы 
В апреле 2019 года АО “Актив” принимало делегацию, прибывшую на переговоры для заключения договоров о поставках материалов. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 000 руб. (в том числе НДС – 2000 руб.).
Для оплаты представительских расходов работнику “Актива” Иванову выдали аванс в сумме 15 000 руб. Выдачу денежных средств под отчет бухгалтер “Актива” отразит так:
ДЕБЕТ 71  КРЕДИТ 50-1

15 000 руб. – выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.
При учете представительских расходов бухгалтеру “Актива” следует сделать записи:
ДЕБЕТ 44  КРЕДИТ 71

10 000 руб. (12 000 – 2000) – учтены представительские расходы;
ДЕБЕТ 19  КРЕДИТ 71

2000 руб. – учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры поставщика).
Расходы “Актива” на оплату труда работников во II квартале составили 180 000 руб.
Следовательно, сумма представительских расходов, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль, составляет: 180 000 руб. × 4% = 7200 руб.
Сумма НДС, которая относится к представительским расходам в пределах норм и может быть принята к вычету, составит:
7200 руб. × 20% : 120% = 1200 руб.
Оставшийся входной НДС в сумме 800 руб. (2000 – 1200) к вычету не принимают. Эту сумму надо списать в дебет субсчета 91-2 “Прочие расходы” без уменьшения налогооблагаемой прибыли.
Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПО НДС”  
КРЕДИТ 19

1200 руб. – принят к вычету НДС в пределах норм;
ДЕБЕТ 91-2  КРЕДИТ 19

800 руб. – учтена сумма НДС сверх норм.

Эксперт “НА” Е.В. Натырова

Подпишись на рассылку