Как рассчитать «суточные» работникам, командированным в Крым и Севастополь

Об освобождении от НДФЛ суточных, выплачиваемых за поездки в Крым

С недавних пор организации начали задаваться вопросом о том, как учесть работников, командированных на территорию республики Крым и в город Севастополь. Напомним, что Республика Крым была принята в Российскую Федерацию с образованием в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя. Основание: Федеральный конституционный закон от 21.03.2014 № 6-ФКЗ «О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя».

Таким образом, после вступления республики Крым и города Севастополя в состав Российской Федерации суточные, выплаченные работнику, командированному на эти территории, не облагаются налогом на доходы физических лиц (далее НДФЛ), согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Напомним, что командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, нормы выплат суточных при служебных командировках каждая организация определяет сама, заранее оговаривая это в коллективном договоре или локальном нормативном акте (таким локальным нормативным актом может быть, например, «Положение о командировках»).

Однако освобождаются от НДФЛ лишь те суточные, которые не превышают так называемых «нормируемых расходов» (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это, кстати, и разъясняют работники Минфина в опубликованном письме от 24.07.2014 № 03-04-06/36482, ссылаясь на статью 217 Налогового кодекса РФ.

Рассмотрим несколько вопросов, связанных с учетом суточных.

Что такое суточные?

Суточные – это один из видов расходов, которые несет организация в связи с направлением своего работника в командировку в другую местность. Суточные выплачиваются в целях обеспечения проживания командированного сотрудника вне постоянного места его жительства.

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Нужно ли документально подтверждать суточные?

Согласно письму Федеральной налоговой службы от 03.12.2009 № 3-2- 09/362, командированный работник не обязан предъявлять документы, подтверждающие расход суточных (в отличие от других командировочных расходов).

Суточные сверх нормы

Напомним, что необлагаемый НДФЛ размер суточных составляет 700 рублей, если командировка внутри страны, и 2500 рублей – если командировка за пределами Российской Федерации (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Часто случается так, что суточные превышают эти нормы. В этом случае организация должна удержать исчисленную сумму НДФЛ с суточных, превышающих необлагаемые нормативы.

ПРИМЕР

Организация отправила своего работника в командировку в город Севастополь на 6 дней, включая время в пути.

В коллективном договоре установлена сумма суточных в размере 900 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

НДФЛ не облагаются суточные в пределах 700 рублей в день. Следовательно, с оставшейся суммы нужно удержать НДФЛ по ставке 13%.

Сумма суточных, превышающая норму, за весь период командировки составит 1200 рублей: (900 руб. – 700 руб.) Х 6 дн. = 1200 руб.

С сверхнормативных суточных будет исчислен налог на доходы физических лиц в размере 156 рублей: 1200 руб. Х 13% = 156 руб.

Выплачиваются ли суточные при однодневных командировках по России?

Денежные компенсации за выезд продолжительностью 24 часа и менее суток не относятся к категории суточных, а списываются по статье «иные расходы» (ст. 168 НК РФ).

Кроме того, при командировке в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Эти расходы могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, при наличии их документального подтверждения. Если же документы отсутствуют, то перечисляемые сотруднику денежные средства освобождаются от налогообложения в пределах 700 рублей (письмо Минфина РФ от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).

Консультант по налогам Ю.В. Голубева, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>