Почему нужно применять утвержденный электронный формат счета на оплату

Федеральная налоговая служба (ФНС России) утвердила единый формат XML-файла для электронных счетов. Счет на оплату представляет собой документ, где указаны банковские данные продавца.

Формат электронного счета утвержден Приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/29@. Важно подчеркнуть, что хотя формат носит рекомендательный характер, соблюдение его требований становится фактически обязательным для всех налогоплательщиков, желающих избежать проблем при налоговых проверках.

Представление счетов, не соответствующих утвержденному формату, может повлечь за собой задержки в обработке документов и, потенциально, налоговые санкции.

Новый формат XML-файла обеспечивает:

• Унификацию данных. Все необходимые реквизиты должны быть представлены в структурированном виде, что исключит неоднозначности и ошибки при обработке информации как контрагентами, так и налоговыми органами.      
• Автоматизацию процессов. Структурированный формат позволяет легко интегрировать электронные счета в учетные системы, автоматизируя процессы выставления, отправки, обработки и хранения счетов. Это существенно экономит время и ресурсы.         
• Повышение безопасности. Электронный формат снижает риски подделки документов и обеспечивает их целостность.
• Создание счетов-оферт. Данный формат позволяет создавать не только обычные счета на оплату, но и счета-оферты, обладающие юридической силой договорного документа в соответствии со ст. 435 и 438 ГК РФ. Это значительно упрощает заключение договоров купли-продажи.

Документы, истребуемые во время проверки, организации и предприниматели вправе представлять в налоговый орган в электронной форме, согласно п. 2 ст. 93 НК РФ. Электронные счета на оплату, составленные в соответствии с утвержденным форматом, можно отправлять:

• Через телекоммуникационные каналы связи (ТКС).
• Через Личный кабинет налогоплательщика (ЛКН).

Несоблюдение требований к формату электронного счета на оплату может привести к:

1. Отказу в приеме документа. Налоговые органы могут отказать в принятии счета, не соответствующего утвержденному формату.
2. Задержкам в обработке документов.
3. Налоговым санкциям. В отдельных случаях несоблюдение требований может повлечь за собой административную ответственность.

Если электронный документ не соответствует формату, утвержденному ФНС, его следует предоставить в налоговую инспекцию в виде бумажной копии, заверенной налогоплательщиком. На копии должна быть отметка о наличии электронной подписи, согласно письму ФНС России от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049.