Какие документы нужно предоставлять бывшему работнику, а какие - нет

По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявления работника в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой:

• копию приказа о приеме на работу,
• копию приказов о переводах на другую работу,
• копию приказа об увольнении с работы;
• выписку из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

В перечне нет самого трудового договора, но, если работник его потеряет и затем попросит выдать копию – вы должны ее выдать.

Это все документы, которые прямо поименованы в статье 62 ТК РФ. Но есть еще и приписка: «и другие документы». Работники часто просят выдать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, графики, характеристику, положения об оплате труда и премировании и т.п. Не все эти документы нужно и можно выдавать.

Какие документы вы обязаны выдать при увольнении

Каждому увольняемому сотруднику необходимо выдать следующий комплект документов:

1. Трудовая книжка.
2. Расчетный лист.
3. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 РСВ.
4. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
5. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ.
6. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих.
7. Медицинская книжка (при наличии).

По заявлению увольняющегося вы обязаны предоставить:

• 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
• справку о среднем заработке за последние 3 месяца, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
• Записка-расчет по форме № Т-61 со сведениями об использованных и неиспользованных отпусках, а также расчет выплат при увольнении;
• копию формы СПВ-2, если работник уходит на пенсию;
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Уволенный работник вправе повторно запросить у вас копии вышеперечисленных документов, если потеряет их.

Какие документы нельзя выдавать работнику

Работодатель обязан исполнять не только трудовое законодательство, но и Закон о защите персональных данных. Никакие документы, которые содержат персональные данные других работников выдавать нельзя.

Если кроме запроса от работника есть еще и запрос из суда, выдать нужно выписку о конкретном работнике из общего документа, в котором есть персданные других работников.

Какие документы можно не выдавать

Статья 62 ТК РФ четко конкретизирует, что выдать нужно документы, связанные с работой конкретного работника. Общеорганизационные документы, локальные нормативные акты, которые не имеют прямого отношения к рабочим функция конкретного работника можно не выдавать.

Документы, которых у вас нет или которые работник просит составить исключительно для него, вы выдавать не обязаны.

Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и премировании

Эти документы можно не выдавать, поскольку они не имеют прямого отношения к рабочим функциям.

Штатное расписание

Штатное расписание не имеет отношения к трудовым обязанностям работника и может содержать конфиденциальную информацию. Этот документ вы выдавать не должны. Если будет решение суда о выдаче штатки, нужно выдать выписку по конкретной должности, которую занимал работник.

Должностная инструкция

Должностная инструкция составляется к должности, а не для конкретного работника. Этот документ касается неопределенного круга лиц, поэтому его выдать вы не обязаны.

Докладная или служебная записка

Если докладная записка стала основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, ее нужно выдать. Все остальные служебки, в которых согласовываются рабочие процессы, графики, объемы производства, расходы и т.д. выдавать не нужно.

Эти документы не связаны напрямую с конкретным работником, они нужны для согласования коммуникаций и управления бизнес-процессами. Как правило, это промежуточные документы, на основании которых готовятся приказы и распоряжения.

Характеристика с места работы

В перечне документов, которые приведены в статье 62 ТК РФ, служебной характеристики нет. Законодательство обязывает выдавать характеристику, если она требуется работнику для поступления на работу или участия в конкурсе.

Учитывая то, что сейчас большинство госструктур при трудоустройстве на работу требуют характеристику – вам ее придется выдать. Вы вправе попросить у работника объяснение, зачем ему характеристика или попросит запрос от компании, которая планирует принять вашего бывшего работника к себе. Но, нужно иметь в виду, что суды чаще всего в данном вопросе на стороне работников. На основании той же статьи 2 ТК РФ судьи делают вывод о том, что что служебная характеристика является документом, связанным с работой.

Примеры в решениях судов: определения Курганского облсуда от 29 января 2019 г. № 33-202/2019, Санкт-Петербургского горсуда от 12 июля 2016 г. № 33-12492/2016.

Утраченные документы

Вы вправе отказать работнику в выдаче документов, которые утрачены. Единственно условие - факт утраты нужно зафиксировать.

Выдача документов для суда

Итак, есть документы, которые вы выдавать не обязаны. Но, если суд будет рассматривать трудовой спор, например, связанные с невыдачей заработной платы, судьи сами направят запрос в компанию о предоставлении им необходимого документа. В таком случае вам нужно будет предоставить затребованный судом документ.

Если же работник через суд по потребует выдавать ему определенные документы, шансы у него 50/50. Судебная практика неоднозначна.

Как выдавать копии документов

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

При выдаче копий документов обязательно нужно взять с работника расписку о получении запрошенных копий документов. Это избавит вас от возможных претензий со стороны работника и многочисленных повторных запросов.