Документы в компании: сколько лет хранить?

Бухгалтерские документы

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Согласно статье 29 закона о бухучете, он начинает отсчитываться:

• после окончания отчетного года - для первичных учетных документов, бухгалтерских регистров, отчетности и аудиторских заключений;
• с года, в котором в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности – для документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета (учетная политика, электронные средства для хранения и воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи).

Сроки хранения документации устанавливает также приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В нем можно найти отдельные уточняющие нюансы в отношении основных сроков хранения некоторых конкретных видов бумаг, которые не прописаны в федеральном законе.

Так, протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА нужно хранить 5 лет с момента выбытия активов.

При возникновении споров и разногласий, не 5, а вплоть до принятия решения по делу нужно хранить:

• кассовые документы и книги;
• банковские документы;
• корешки денежных чековых книжек;
• ордера, табели, извещения банков и переводные требования;
• акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
• авансовые отчеты;
• переписку.

Кадровые документы

Постоянно нужно хранить такие кадровые документы:

• приказы и распоряжения по основной деятельности (об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов);
• положения или инструкции по обработке персональных данных.

Документы по личному составу нужно хранить 50 (75) лет. Это:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, включая соглашения о расторжении;
• личные дела и личные карточки работников;
• приказы об изменении анкетно-биографических данных;
• все приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы);
• докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу;
• все подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), не востребованные сотрудниками при увольнении;
• гражданско-правовые договоры  с физлицами и акты по ним.

Срок хранения в 5 лет установлен для таких кадровых документов:

• табели учета рабочего времени;
• приказы, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам;
• приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков;
• заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи;
• разобраться с налогами;
• сдать билеты;
• приказы о направлении в командировку.

Хранить 3 года нужно:

• документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий;
• графики отпусков;
• согласия на обработку персональных данных (после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва).

Налоговые документы

Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ внес поправки в статью 24 НК РФ. Сроки хранения первичных документов по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, нужно хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу.

В приказе Росархива № 236 для организаций и ИП, применяющих УСН, установлен срок для хранения КУДиР - 5 лет.

Сроки хранения учетных документов по НДС установлены постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Так, 4 года нужно хранить книгу покупок и книгу продаж, включая дополнительные листы к ним. Срок отсчитывается с даты последней записи в книге.

А приказ Росархива № 236 установил срок хранения счетов-фактур – 5 лет.

Также 5 лет хранения установлено для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Кроме расчета по страховым взносам. Его нужно хранить 50 (75) лет. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов, на основании которых начисляются страховые взносы, нужно хранить 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 50 (75) лет.

Переписка с налоговой инспекцией

Уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления нужно хранить 5 лет. Если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки – 10 лет.

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов и справки о состоянии расчетов с бюджетом требуется хранить 5 лет.

Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение 5 лет с даты получения или отправки.