Уведомление в Роскомнадзор: инструкция для бизнеса и бухгалтеров

Кому нужно подавать уведомление

Это должен делать любой оператор, который обрабатывает персональные данные с использованием средств автоматизации. Уведомление в Роскомнадзор не отправляется только в трех случаях (ст. 22 ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ):

• обработка ведется исключительно без средств автоматизации — только на бумаге, без компьютеров и смартфонов;
• данные обрабатываются в государственных информационных системах для защиты безопасности государства;
• обработка происходит в рамках законодательства о транспортной безопасности.

Для обычного бизнеса эти исключения практически не работают. Как только вы заносите данные клиента в Excel или Google-таблицу — обработка становится автоматизированной, и подача уведомления в Роскомнадзор обязательна.

Что подготовить до заполнения формы

Перед подачей уведомления в Роскомнадзор назначьте ответственного за организацию обработки ПДн и подготовьте пакет документов. В них указываются сведения, которые понадобятся для заполнения уведомления: 

• реквизиты организации из ЕГРЮЛ — полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, юридический и почтовый адрес;
• категории субъектов: работники, клиенты, контрагенты, посетители сайта и т.д.;
• цели обработки по каждой категории: кадровый учет, исполнение договоров, рекламные рассылки и т.д.;
• категории данных: ФИО, адрес, телефон, паспортные данные, сведения о здоровье;
• правовые основания: согласие, договор, требование закона и другие основания, предусмотренные ст. 6 ФЗ №152-ФЗ;
• перечень информационных систем и сервисов, где хранятся данные;
• меры защиты, которые реально внедрены в компании;
• данные ответственного за организацию обработки.

У вас обязательно должна быть Политика обработки ПДн, положение об обработке и защите ПДн, инструкции, акты, регламенты. Комплект документов зависит от масштаба обработки ПДн и ряда других факторов. 

Не уверены, какие сведения указывать в уведомлении?

Ошибки часто возникают еще до заполнения формы: нужно правильно определить цели обработки, категории персональных данных, правовые основания, информационные системы и фактически применяемые меры защиты.

«Роском Онлайн» поможет подготовить уведомление в Роскомнадзор с учетом того, как персональные данные обрабатываются именно в вашей компании.

Как подать уведомление в Роскомнадзор

На бумаге в территориальный орган. Форма заполняется на сайте ведомства и направляется заказным письмом с описью вложения или передается лично. Способ подходит, если у компании нет электронной подписи и подтвержденной учетной записи на Госуслугах.

Электронно с УКЭП. Подача через портал Роскомнадзора с использованием квалифицированной электронной подписи руководителя или уполномоченного лица с машиночитаемой доверенностью. Самый надежный вариант для организаций.

Через ЕСИА с подтвержденной учетной записью. Вход на портал через Госуслуги. Подходит для ИП и самозанятых, у которых есть подтвержденная учетная запись. Также вариант актуален для юрлиц, но аккаунт заявителя-физлица должен быть привязан к профилю организации.

После отправки уведомление рассматривается в течение 30 календарных дней. 

Можно не разбираться с регистрацией самостоятельно

Специалисты «Роском Онлайн» подготовят и направят уведомление о начале обработки персональных данных в Роскомнадзор и помогут пройти регистрацию в реестре операторов.

При необходимости можно также подготовить комплект документов по обработке и защите персональных данных, чтобы сведения в документации и уведомлении соответствовали реальным процессам компании.

Что делать после подачи

• При изменении любых сведений — адреса, целей обработки, категорий данных, ответственного лица — подайте новое уведомление в Роскомнадзор не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений.
• При прекращении обработки персональных данных направьте уведомление в течение 10 рабочих дней с даты прекращения.
• При отправке ПДн за границу — перед этим подайте уведомление о трансграничной передаче. 

Штрафы

За невыполнение или несвоевременное выполнение обязанности по уведомлению Роскомнадзора предусмотрен штраф по части 10 статьи 13.11 КоАП РФ. Для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц и ИП — от 100 000 до 300 000 рублей.

Если вам нужна помощь в заполнении уведомления, обратитесь к юристам. Они внесут корректные сведения и исключат расхождения с реестром, которые могут привести к предписанию или штрафу.

Реклама ИНН: 2310203967, АО «Консалтинг онлайн»

erid: CQH36pWzJqVG74u4XfERCGrfLvG6ap6GXnZ9A8xcRRxzAM