Удаленный сотрудник работает на личном ПК: выплачиваем компенсацию и выигрываем на налогах
Законодательство разрешает работникам использовать свое личное имущество для выполнения трудовых обязанностей. Работодатель в этом случае может выплачивать работнику компенсацию, которая не облагается ни НДФЛ, ни взносами. В этом случае, работник ничего не теряет в заработной плате, а работодатель экономит на налогах и страховых взносах.
Дополняем трудовой договор
Но, чтобы этот вариант, сработал и не вызвал претензий со стороны налоговиков, условия работы на своем ПК нужно прописать в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении о переводе на удаленную работу. Только в этом случае, компания обязана возмещать работнику расходы, связанные с использованием имущества и выплачивать компенсацию.
Кроме добавления в трудовой договор пункта об использовании работником личного имущества, в договоре с работниками нужно установить размер компенсации. Согласно статье 188 ТК РФ размер компенсации должен быть установлен на основании письменного соглашения работника с работодателем.
НДФЛ И взносы с компенсации за использование личного ПК
Согласно пункту 1 статьи 217 НК РФ не подлежать обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленные законодательством РФ, в частности, связанные с исполнением трудовых обязанностей.
На основании абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все установленные законодательством виды компенсационных выплат, в частности связанные с выполнением трудовых обязанностей.
Следовательно, если компенсационные выплаты за использование личного компьютера выплачиваются работнику в соответствии со статьей 188 ТК РФ, то есть на основании договора для выполнения своих рабочих функций, такие выплаты не облагаются НДФЛ и не облагаются страховыми взносами.
К тому же, эти затраты можно учесть при расчете налогооблагаемой базы по прибыли. Нужно только не забывать, что затраты должны быть документально подтверждены.
Условия, которые должны быть выполнены, чтобы не пришлось платить НДФЛ и взносы
Для того, чтобы не платить НДФЛ и взносы с сумм компенсаций за использованием работником личного имущества, организация и работник должны собрать и иметь определенный пакет документов.
Ранее по этой теме:
Компенсацию за работу на личном компьютере не облагают НДФЛ и взносами
Документы, которые нужны для подтверждения договора об использовании работником личного имущества
- Копии документов, которыми можно потвердеть право собственности работника на используемое имущество. Это могут быть: технический паспорт ПК, чек, который многие сохраняют в коробках, регистрационный номер. Могут подойти, например, номер и данные регистрации компьютера на сайте производителя, сейчас большинство производителей ноутбуков требуют от покупателя создать аккаунт и зарегистрировать свою технику у них на сайте. Любые другие документы, которые подтвердят право собственности на ПК.
- Расчет компенсации, который составляется в произвольной форме и подписывается обеими сторонами: работником и организацией.
- Документы, которыми можно подтвердить фактическое использование компьютера в интересах работодателя. Это могут быть любые файлы, созданные на ПК, распечатанные либо отправленные в компанию по электронной почте. Видео, созданное на личном компьютере, презентации и т.д. Любой файл содержит информацию о себе, где указано кем и когда он создан. Даже без помощи системного администратора вы можете, подведя мышку к файлу, открыть правой кнопкой мыши Сведения о документе.
Дополнительным обоснованием для выплаты компенсации без уплаты НДФЛ и взносов у вас может быть позиция Минфина России, изложенная по этому вопросу в письме от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672.