Транспортная накладная: важный нюанс заполнения

Перевозка грузов

Формы документов, установленные федеральными законами, отличными от Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, для подтверждения расходов являются обязательными.

Факт заключения договора перевозки груза подтверждает транспортная накладная (ТН). Она является обязательным документом. Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина России от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).

В общем случае ТН составляет грузоотправитель (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).

ТН выступает в качестве перевозочного документа и служит доказательством наличия правоотношений между отправителем груза и перевозчиком.

Форма транспортной накладной представлена в постановлении Правительства РФ от 21 декабря 2020 г. (с изменениями и дополнениями). С 1 сентября 2026 года, согласно Федеральному закону от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, ее переводят в электронный формат.

Если транспортной накладной у фирмы нет, списать расходы на перевозку не выйдет.

Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Расходы на перевозку транспортная накладная подтверждает тогда, когда в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа (см. письмо ФНС от 19 апреля 2021 г. № СД-4-2/5238).

Кроме того, в транспортной накладной должна быть детальная информация о водителе (Ф. И. О., ИНН, реквизиты водительского удостоверения и номер телефона), которая нужна для проверки реальности перевозки и при возникновении необходимости допросить водителя об обстоятельствах транспортировки груза. Это может потребоваться, например, когда перевозчик отрицает факт доставки груза или если в документах допущены неточности, ставящие под сомнение хозяйственную операцию (Постановление АС Волго-Вятского округа от 27 января 2026 г. № Ф01-5022/2025 по делу № А17-4065/2024).

Переход на электронный формат

Согласно Федеральному закону от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года в электронный формат переводятся (с обязательной передачей информации в ГИС ЭПД):

• грузовая авиационная накладная;
• железнодорожная транспортная накладная;
• транспортная накладная при перевозках автомобильным транспортом.

Минтранс России определил случаи, когда грузоотправитель должен отступить от электронного формата и оформить железнодорожную накладную на бумажном носителе. Перечень таких исключений утвержден приказом от 21 ноября 2025 г. № 407. Он также начинает действовать с 1 сентября 2026 года.

Оформить транспортную железнодорожные накладную на бумаге нужно в следующих случаях.

1. Грузоотправитель в связи с обстоятельствами непреодолимой силы в момент приемки груза к перевозке не может оформить документ в электронном виде и отправить его через интернет.
2. Перевозчик в связи с обстоятельствами непреодолимой силы в момент приемки груза не может принять от грузоотправителя электронную накладную через интернет.
3. Принимаемый груз будет перевозиться по территориям, на которых введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения, контртеррористической операции.
4. Воинские железнодорожные перевозки.

Обстоятельствами непреодолимой силы признаются события, которые носят чрезвычайный (исключительный, необычный) и непредотвратимый (не зависящий от воли или действий стороны) характер (п. 3 ст. 401 ГК РФ).

К таким обстоятельствам, в частности, относятся стихийные бедствия (землетрясение, наводнение, ураган), пожар, массовые заболевания (эпидемии), забастовки, военные действия, террористические акты, диверсии.

Не являются обстоятельствами непреодолимой силы предпринимательские риски, включая отсутствие финансирования, невыполнение обязанностей контрагентами.

НДС-вычеты

Чтобы заявлять вычеты НДС, у фирмы должны быть документы, подтверждающие право на вычет. В обязательном порядке это счет-фактура, полученный от поставщика.

Если счета-фактуры нет (в том числе по причине утраты), то вычета не будет.

Кроме счета-фактуры, нужны другие первичные документы (накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, платежные поручения и т. п.), в которых НДС выделен отдельной строкой.

Для подтверждения доставки товара нужна транспортная накладная (товарно-транспортная накладная). Только такой документ может подтвердить факт реального движения товара, т. е. его перевозки от продавца покупателю. Также в ней содержатся данные, позволяющие идентифицировать транспортные средства и лиц, ответственных за доставку и приемку товара, а также адреса погрузки.

В Постановлении АС Волго-Вятского округа от 27 января 2026 г. № Ф01-5022/2025 по делу № А17-4065/2024 сказано также, что детальная информация о водителе в транспортной накладной нужна не только для признания расходов по прибыли, но и для обоснования вычетов НДС по перевозке.

А а Постановлении АС Западно-Сибирского округа от 3 марта 2025 г. № Ф04-459/2025 по делу № А27-7161/2024 говорится, что в обоснование заявленных вычетов по НДС необходимо предоставить документы, подтверждающие реальные операции по поставке товара конкретным, а не абстрактным контрагентом. Сам по себе факт наличия товара у налогоплательщика права на вычет не дает.

Бератор