Расходы на переезд в новый офис: какие бывают и как учитывать

Аренда

Бывает, что фирма заключила новый договор аренды, а старый еще действует. Например, компания продолжает работать в старом офисе, в то время как в новом офисе идет ремонт - создаются условия для нормальной работы.

Платить за аренду приходится одновременно по двум договорам.

Арендные платежи учитываются в расходах на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. О том, что договор аренды может быть только один, не говорится. Главное, что оба расхода являются обоснованными:

• аренда старого помещения связана с тем, что фирма продолжает работать, и безусловно экономически целесообразна;
• расходы на аренду нового помещения направлены на получение дохода в будущем. Главное – не затягивать с ремонтом.

Отступное при расторжении договора аренды

Нередко в связи с переездом старый договор аренды расторгается досрочно. При этом арендатор по договору платит арендодателю отступное.

Сумму, уплаченную арендодателю в качестве отступного за досрочное расторжение договора аренды, можно учесть в расходах. Выплата установлена соглашением сторон (ст. 409 ГК РФ). А значит, и она экономически обоснована (см. письмо Минфина от 14 мая 2012 г. № 03-03-06/2/61).

Транспорт и грузчики

Если у вас есть свой транспорт, вы используете при переезде его. На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ все расходы на содержание и эксплуатацию транспорта учитываются в прочих расходах, в том числе и при переезде.

Когда своего транспорта нет, покупают услуги специализированных агентств. В подпункте 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ указано, что стоимость услуг производственного характера, оказанных сторонними исполнителями, относится к материальным расходам.

Грузчиков можно нанять по гражданско-правовым договорам. Их вознаграждение можно включить в расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Также придется начислить и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и на обязательное медицинское страхование . А взносы на травматизм можно учесть, если они будут прописаны в договорах.

Дополнительные выплаты работникам

У некоторых штатных сотрудников при переезде в другой офис работы прибавится. Это компьютерщики, завхозы, технический персонал. А переезд чаще всего бывает или после работы, или в выходные.

Все это сверхурочная работа, а за нее нужно платить в повышенном размере: первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются с полуторным коэффициентом, далее – с двойным. Это минимум (ст. 152 ТК РФ).

Если работник пожелает, он может взять вместо повышенной оплаты дополнительное время отдыха. Свободный день полагается даже за несколько часов работы в выходной или праздник.

А может быть, что работник захочет и такой вариант: оплата по обычным ставкам плюс отгул.

Все дополнительные начисления работникам, в том числе и связанные с переездом, включаются в состав расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ) .

Расходы для налога на прибыль

Итак, в отношении любых расходов, которые можно учесть в налоговой базе по прибыли, нужно помнить главные правила.

Расходами признаются любые затраты, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В налоговой базе нельзя учесть расходы, которые перечислены в статье 270 НК РФ.

Расходы, связанные с переездом фирмы в новый офис, могут считаться непосредственно связанными с осуществлением деятельности, направленной на извлечение доходов. А значит, их можно учесть в налоговой базе по налогу на прибыль.

И не забывайте о документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ):

• договоры и вся первичка;
• внутренние приказы, ЛНА, графики;
• табели учета рабочего времени и др.