Итак, в штате организации числятся сотрудники — иностранцы с разрешением на работу в РФ и 30% подоходным налогом, которые постоянно работают в другой стране (Великобритания). В командировки они также вылетают из Лондона. В бухгалтерию сдаются отчеты о командировке (билеты, счета за гостиницу и т.д.) и копии паспортов, в которых нет отметок о пересечении границы РФ.
Такая ситуация означает, что российской компанией было открыто представительство на территории Великобритании в Лондоне, и оно не осуществляет коммерческой деятельности. В этом случае все расходы, связанные с его деятельностью — в том числе командировочные, — учитываются в составе расходов российской компании, а трудовые отношения оформляются в соответствии с законодательством РФ.
В соответствии со ст.ст. 167, 168 ТК РФ при направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. Порядок и размеры их возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В локальном нормативном акте может быть установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку (см. Письмо Минфина РФ от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок»). Ими могут быть приглашение принимающей стороны, договор с принимающей стороной, решение руководителя принять участие в мероприятии на основании поступившей информации и т.д.
Каждая поездка оформляется приказом руководителя и сопровождается оформлением служебного задания в соответствии с унифицированными формами Т-9 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Служебное задание должно быть связано с конкретной работой, соответствующей критериям ст. 252 НК РФ.
После возвращения из командировки работник должен предоставить следующие отчеты:
Оформление командировочного удостоверения при загранкомандировках не требуется.
Руководитель организации на отчете работника ставит резолюцию о соответствии проделанной работы цели командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах — свою подпись, подтверждая целесообразность произведенных работником расходов.
Трудности перевода
Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) «Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации — в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык».
Как известно, налоговые риски по налогу на прибыль возникают в том случае, если расходы являются документально неподтвержденными или экономически необоснованными.
Руководствуясь нормами статьи 168 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), организация может разработать нормативный локальный документ, устанавливающий порядок возмещения расходов и необходимый перечень документов, являющихся основанием для направления работника в командировку и правильного исчисления размера командировочных расходов, в том числе:
При утверждении порядка возмещения расходов следует учитывать также нормативные документы, регулирующие вопросы организации командировок, принятые Правительством РФ.
Локальный акт утверждается в порядке, предусмотренном организацией (приказом, распоряжением или другим документом).
Размеры компенсации командировочных расходов, предусмотренные локальным актом, при их соответствующем документальном оформлении учитываются в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности (пункты 5-10 ПБУ 10/99).
Для целей налогового учета расходы принимаются в размерах, установленных законодательством о налогах и сборах.
Представленные командированными работниками документы иностранных организаций, построчно переведенные на русский язык и оформленные на отдельном листе, могут являться первичными документами, подтверждающими факт произведенных командировочных расходов. Расходы, связанные с переводом первичных документов на русский язык, учитываются в целях налогообложения прибыли согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
С 1 января 2006 г. постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 г. № 812 для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок при служебных командировках на территории иностранных государств. Указанным постановлением в некоторых случаях предусмотрены сокращенные размеры суточных.
Для целей налогообложения прибыли расходы в виде суточных принимаются в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства № 93 (пункт 12 статьи 264 НК РФ). Однако если суточные частично или полностью оплачиваются принимающей стороной, можно воспользоваться нормами постановления Правительства РФ № 812.
Бухгалтерский учет расходов на такси во время служебных командировок, как для поездок в аэропорт, так и по городу, будет зависеть от принятой в организации политики возмещения расходов, утвержденной нормативным локальным актом. Исходя из этого эти затраты будут учтены либо в составе расходов по обычным видам деятельности, либо как внереализационные расходы.
Для целей налогового учета расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ относятся к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль. В главе 25 НК РФ отсутствует запрет на использование такого вида транспорта при проезде к месту назначения и обратно как такси. Однако данный вопрос нередко вызывает споры и противоречия, высказываемые работниками Минфина. Так, согласно Письму Минфина РФ от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/4/14 «О признании в налоговом учете командировочных расходов» затраты на такси возмещению не подлежат, а в письме от 26.05.07 — возмещению подлежат. Поэтому, если вы примете решение учитывать расходы на такси для целей определения базы по налогу на прибыль, свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде.
Что касается подтверждения расходов на такси для целей бухгалтерского учета, то выписанные водителем на территории РФ чеки от руки могут быть признаны документально подтвержденными в случае, если они являются бланками строгой отчетности. Подобного рода чеки, привезенные из зарубежной командировки, могут быть признаны в бухгалтерском учете, если имеют перевод, а порядок их признания утвержден в локальном акте.
Если говорить о затратах на получение виз, то они должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер (п. 1 статьи 252 НК РФ).
В силу статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Расходы, учтенные по документам, составленным не по утвержденным унифицированным формам, могут при проверках налоговыми органами стать основанием для отказа в уменьшении налоговой базы по прибыли на сумму произведенных расходов. В то же время каких-либо штрафных санкций за использование неунифицированных форм учета не предусмотрено.
Так как в рассматриваемом случае отсутствует факт пересечения границы Российской Федерации, то миграционные риски отсутствуют.
Последствия незаконного пересечения физическими лицами границы Великобритании регламентируются законодательством Великобритании.