Передай другому

Случай из жизни

Для многих современных главбухов такая обязанность, как обучение сотрудников «небухгалтерских» профессий премудростям учета — вполне привычное дело. Татьяна Алексеева, наш постоянный читатель и главный бухгалтер крупнейшей компании по продаже бытовой техники, рассказала нам о нетривиальной инициативе, предпринятой руководством ее фирмы. Заключалась она в том, чтобы обучить менеджеров отдела продаж работе в программе 1С. Сначала идея показалась довольно странной. Ну зачем продавцам и управленцам знать, как нужно выписывать накладную или формировать отчет о задолженности контрагентам? Однако позднее выяснилось, что такое повышение квалификации пошло на пользу не только отделу продаж, но и бухгалтерии — то есть, в конечном счете, всей компании в целом.

Делим «поровну»

Цель таких мероприятий вполне оправдана. Дело в том, что работа большой фирмы — это огромная масса первичной документации, сотни и даже тысячи покупателей, большое количество поставщиков. Сложно представить, сколько же должно быть сотрудников в бухгалтерии, чтобы со всем этим справиться. Именно поэтому многие компании принимают решение распределить наиболее простые бухгалтерские задачи между другими отделами.

Конечно, важнейший фактор, облегчяющий жизнь работникам учета, — автоматизация. Именно она позволяет передать часть обязанностей другим сотрудникам, которые не обязательно должны владеть какими-то специальными бухгалтерскими навыками.

Так, формирование и распечатку накладных можно передать сотрудникам склада или логистикам. Контроль задолженностей по поставщикам — специалистам по закупкам. Выписывание счетов, накладных и счетов-фактур — менеджерам по работе с покупателями.

Однако помните: если данные сотрудники будут иметь право не только формировать документы (создание в программе, распечатка), но и оформлять их, то придется оформить им доверенности с правом подписания тех или иных бумаг.

Чтобы обеспечить более четкий контроль, право подписи следует предоставлять не всем сотрудникам отдела, а только его руководителю. Во-первых, это позволит избежать частых ошибок, а во-вторых, контроль ответственных лиц обеспечивает большую прозрачность, нежели ситуация, когда приходится обучать и контролировать всех сотрудников подразделения, работающих с документами.

Решение «сверху»

Но следует учесть, что такую передачу дел можно производить только согласовав ее с руководством. Ведь дополнительные обязанности почти наверняка увеличат объемы работ, выполняемых сотрудниками других отделов. Может потребоваться увеличение штата складских работников или продавцов. Кроме того, неизбежны потери времени на дополнительное обучение сотрудников и соответствующий инструктаж. К тому же вполне вероятно и возникновение конфликтов между отделами, так как сотрудники могут расценить подобную инициативу со стороны бухгалтеров как элементарный «перевод стрелок» или уход от ответственности за свою работу.

Следуй инструкции

Если согласие руководства получено, то начать внедрение новой схемы работы нужно, конечно, с обучения. Ведь сотрудники, которые приходят на должность операциониста или менеджера, обычно не разбираются в нюансах оформления счетов-фактур или накладных. В идеале необходимо проведение инструктажа лично каждому работнику, хотя на практике это вряд ли осуществимо. Времени может не хватить в первую очередь у сотрудников учета, призванных обучить и помочь.

Поэтому более приемлемый метод в условиях напряженного ритма работы крупной компании — написание инструкции. В ней необходимо прописать не только каждый шаг, выполнямый работником при создании электронного документа или оформлении накладной, но и указать штрафные санкции, сделав акцент на ответственности, которая возлагается на сотрудника.

Данную инструкцию нужно согласовать со всеми службами, участвующими в трудовом процессе, и внедрять в работу. Но не забудьте, что на плечах бухгалтера как инициатора передачи участка лежит и обязанность по обновлению инструкции. Ведь если поменялось юридическое лицо или вы перешли на новую программу, то необходимо не только внести изменения в действующую инструкцию, но и оповестить всех заинтересованных лиц о том, что алгоритм работы меняется.

Подводные камни

Не стоит забывать, что никто не застрахован от ошибок. Если уж бухгалтеры при всей свойственной им внимательности и щепетильности могут допустить оплошность, то что уж говорить о других работниках. Имейте в виду, что на ваши плечи ляжет контроль за деятельностью сотрудников, которым вы передали участок. Ведь в итоге именно бухгалтер будет отвечать за качество выполненной работы, наличие первички и правильность ее оформления. Налоговики не будут разбираться в премудростях внутрикорпоративных схем, а спросят именно с вас.

Так что перед тем, как передать другому какое-то важное дело, остановитесь и подумайте еще раз. Возможно, будет проще сделать его самим, нежели брать на себя ответственность за действия менеджеров, операторов и координаторов, не всегда обладающих нужной квалификацией.

Юлия Ягудина