Инструктируем с выгодой

Неформальная бумажка

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе нет упоминаний о должностных инструкциях, они могут быть весьма полезны для работодателя. «Это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника» (Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0). Без такой инструкции, к примеру, сложно обосновать отказ в приеме на работу, объективно оценить труд человека, исключить дублирование функций при выполнении определенных видов деятельности, обеспечить взаимодействие сотрудников при решении производственных и управленческих задач. Но все это возможно лишь при ответственном подходе к этому документу. Так что компаниям стоит не просто «скачать» из Интернета или перепечатать из какого-либо кадрового справочника должностные инструкции для своих работников, а потратить силы и время на составление правил, которые будут отражать фактические обязанности сотрудников и учитывать специфику работы фирмы. При подобном подходе должностные инструкции могут оказаться полезными не только для регулирования трудовых отношений, но и в различных ситуациях, связанных с оптимизацией налогообложения. Рассмотрим некоторые из них.

Визитки в расходы

Между фирмами и налоговиками часто возникает спор по поводу учета расходов на изготовление визитных карточек. Их используют практически все компании и предприниматели, однако четких разъяснений о порядке их учета в законодательстве нет.

Как известно, существует несколько разновидностей визиток. Одни содержат информацию о личности сотрудника и служат для налаживания контактов с деловыми партнерами. Другие несут рекламную нагрузку и предназначены для представления компании в целом. Соответственно и учитывать визитки следует в зависимости от этих различий. Так, затраты на изготовление карточек, которые предназначены для рекламных акций и в которых напечатаны сведения о фирме, ее деятельности и реквизитах, можно отнести к рекламным расходам (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК). Здесь особых проблем нет.

Иное дело — представительские визитки. Траты на них могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК), лишь в том случае, если они экономически оправданы (п. 1 ст. 252 НК).

Вот и настало время вспомнить про должностные инструкции. Именно они позволят без проблем признать в расходах затраты на визитные карточки для сотрудников при расчете налога на прибыль. Для этого в инструкции необходимо указать, что одной из должностных обязанностей работника является поддержание деловых контактов с партнерами организации (Письмо УМНС по г. Москве от 15 октября 2003 г. № 26-12/57647, постановление ФАС Московского округа от 12 апреля 2006 г. № КА-А40/2534-06).

Должность с разъездами

Пригодится должностная инструкция и для обоснования расходов, связанных со служебными поездками сотрудников. Если фирма сможет доказать, что такие затраты относятся к компенсационным выплатам, то они не будут облагаться «зарплатными» налогами, да и при расчете прибыли их тоже можно будет учесть.

Определение компенсаций, связанных с выполнением сотрудником своих должностных функций, дано в Трудовом кодексе. В статье 164 данного документа записано, что «компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей». К таким затратам, в частности, относятся расходы, направленные на оплату служебных поездок.

Для экономического обоснования и документального подтверждения этих расходов организации необходимо разработать должностные инструкции, подтверждающие разъездной характер работы. Также следует оформить приказ руководителя с определением перечня должностей, связанных со служебными поездками. Денежная компенсация расходов осуществляется на основании заявления работника с приложением проездного билета и распоряжения директора о выплате возмещения.

При подобном грамотном оформлении «оплата стоимости проезда для выполнения служебных обязанностей может быть учтена для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса» (Письмо Минфина от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14). Более того, затраты фирмы на проезд сотрудников в служебных целях не будут облагаться ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), ни ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК), поскольку они являются не доходом работника, а лишь компенсационной выплатой, связанной с исполнением им своих трудовых обязанностей. С выплачиваемой компенсации не придется начислять и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 перечня выплат, утвержденного постановлением правительства от 7 июля 1999 г. № 765).

Приведем еще несколько примеров, когда именно благодаря должностным инструкциям организации выигрывали споры с фискалами.

Обязанности не дублируем

Довольно часто налоговики придираются к затратам на услуги сторонних организаций. Например, могут возникнуть проблемы, если при расчете налога на прибыль фирма, имеющая в своем штате юриста, учла расходы на юридическую помощь, оказанную ей консалтинговой компанией.

Доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой необходимо подробно расписать обязанности штатного юриста. Это позволит сделать однозначный вывод о том, что сторонняя организация выполняла задания, не входящие в компетенцию «фирменного» работника.

Изучая арбитражную практику, можно найти немало судебных процессов, выигранных фирмами благодаря должностным инструкциям. Так, осенью прошлого года судьи Северо-Западного округа рассматривали претензии налоговиков к организации, которая использовала услуги сторонней компании по ведению бухгалтерского и налогового учета при наличии на фирме своего штатного главбуха. Изучив локальные документы компании, судьи выяснили, что «согласно должностным обязанностям главного бухгалтера он проверяет и подписывает как налоговую, так и бухгалтерскую отчетности. В должностные обязанности главного бухгалтера не входит обязанность по ведению и составлению отчетности» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2007 г. № А05-10534/2006-26). То есть никакого дублирования функций не было.

Рассмотрим еще одно постановление суда. Здесь проверяющие обвинили организацию в том, что «она неправомерно включила расходы по договорам на оказание охранных услуг и на выполнение контрольно-пропускных функций в состав расходов, уменьшающих полученные доходы при расчете налога на прибыль». Налоговики посчитали, что охраной должны заниматься штатные работники. Однако, так как «должностные инструкции общества не определяют в качестве обязанностей сотрудников осуществление вооруженной охраны имущества общества и обеспечение правопорядка», то арбитры проверяющих не поддержали (постановление Девятого Арбитражного Апелляционного суда от 17 ноября 2005 г. № 09АП-11777/05-АК).

Таким образом, мы видим, что банальный кадровый документ, на который не принято обращать особого внимания, может быть полезен и для снижения налогового бремени, и при отстаивании прав фирмы в суде.

Л. Изотова