Первичные документы: оправдание сделки

Альбомные и произвольные

По закону все хозяйственные операции должны быть документально подтверждены. Поэтому неверное оформление накладных, актов приемки-передачи и других документов может привести предприятие к немалым убыткам.

Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — закон № 129-ФЗ) делит всю «первичку» на две группы. Это документы, которые должны оформляться по шаблонам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и документы, для которых не существует альбомной формы. Последние могут быть составлены в произвольном виде, но должны содержать следующие обязательные реквизиты. Это наименование документа, дата его составления, название организации, от имени которой составляется документ, измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении. Также в списке обязательных реквизитов числятся наименование должностей лиц, ответственных за операцию, и их личные подписи (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ).

Неправильно оформленные

Нужно отметить, что арбитражные суды часто поддерживают компании, даже если первичные документы, которые служат подтверждением хозяйственных операций, оформлены с нарушениями закона № 129-ФЗ. Например, одна фирма представила проверяющим товарную накладную на получение ГСМ, в которой не содержалось измерителей операции и наименования должностных лиц. Инспекция решила, что, так как реквизитов в документе не хватает, значит, стоимость этих горюче-смазочных материалов нельзя включать в расходы, уменьшающие базу по прибыли. Суд выразил противоположную позицию и указал, что в данном случае затраты подтверждаются совокупностью представленных документов: договором, приложением к нему, устанавливающим цену на ГСМ, платежными поручениями, свидетельствующими об оплате, счетами-фактурами, актом выполненных работ на поставку материалов. Арбитры также отметили, что отсутствие некоторых реквизитов в данной ситуации не повлекло занижение налоговой базы и подтвердили право фирмы на включение затрат на ГСМ в расходы в целях налогообложения прибыли (постановление ФАС Московского округа от 24 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07).

В другом случае заполнение не всех строчек в товарной накладной послужило причиной для отказа инспекторами в возмещении НДС. В документе не хватало подписей должностных лиц, а также данных, касающихся доверенности, на основании которой был получен товар. Тем не менее судьи решили, что отказ в возмещении НДС неправомерен (постановление ФАС Московского округа от 23 апреля 2007 г. № КА-А40/3049-07). Унифицированная форма первичной документации ТОРГ-12 «Товарная накладная» утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132. В нем не упоминается, какие именно реквизиты являются обязательными для этого документа. По мнению судей, к их числу относится только дата составления накладной (постановление ФАС Московского округа от 27 февраля 2007 г. № КА-А40/940-07).

Более категорично высказались арбитры в постановлении ФАС Московского округа от 28 сентября 2006 г. № КА-А40/9223-06. Суд отклонил довод ИФНС о том, что товарные накладные оформлены с нарушением закона и указал, что налоговое законодательство не предусматривает обязательного представления данных документов и не содержит требований к оформлению накладных. Принимая решение, судьи опирались на постановление правительства от 8 июля 1997 г. № 835, в котором говорится, что формы первичной документации разработаны и рекомендованы в целях реализации положений Закона «О бухгалтерском учете». Поэтому, по мнению судей, они неприменимы к налоговым правоотношениям.

Некомплектные

Кроме неправильного оформления «первички» причиной для судебного разбирательства иногда служит неполный, по мнению инспекторов, комплект документов, подтверждающих хозяйственную операцию. В постановлении ФАС Московского округа от 19 июля 2007 г. № КА-А40/6033-07 рассмотрена следующая ситуация. Компания приняла к вычету НДС после того, как осуществила оплату собственных векселей. Инспекторам в ходе проверки был представлен комплект подтверждающих документов. Так как среди них отсутствовал акт сверки взаимной задолженности, ИФНС отказала компании в вычете. Но суд указал, что в данном случае первичным документом является акт приема-передачи векселей, подтверждающий фактическую оплату данной ценной бумаги путем погашения денежного обязательства должника по договору займа. Что касается акта сверки, в этой ситуации он не является обязательным и может оформляться в произвольной форме. Этот документ не относится к «первичке», так как не служит для целей оформления хозяйственной операции в соответствии со статьей 9 закона № 129-ФЗ.

В деле, рассмотренном ФАС Московского округа 2 июля 2007 г. № КА-А41/6086-07, фигурировала сделка между транспортной организацией-исполнителем и ее заказчиком. ИФНС в комплекте оправдательных документов не обнаружила путевых листов и доначислила организации налог на прибыль, посчитав неподтвержденными затраты на ГСМ. Судьи указали, что путевой лист является документом, цель которого — отчет водителя, состоящего в трудовых отношениях с работодателем, об использовании транспортного средства и ГСМ в производственных целях. А для отчета транспортной организации перед заказчиком в качестве оправдательного документа применяется двусторонний акт приемки оказанных услуг.

По мнению арбитров, путевой лист не требуется и при начислении зарплаты водителю. В постановлении ФАС Московского округа от 5 июня 2007 г. № КА-А40/4867-07 судьи отметили, что требование о ведении путевых листов является обязательным для организаций, осуществляющих работу в автомобильном транспорте и занимающихся отправлением и получением грузов, перевозимых автотранспортом. Также арбитры подчеркнули, что подтвердить расходы на ГСМ можно не только при помощи путевого листа.

Валерия Корбут