Нюансы оформления отпуска

Считаем стаж

Всем работникам раз в год должен быть предоставлен отпуск. Причем место работы, должность и заработная плата за сотрудниками на этот период сохраняются (ст. 114 ТК). Кстати, не забудьте, что законодатели имеют в виду не календарный, а «рабочий» год. То есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу. Об этом недавно напомнили чиновники из Федеральной службы по труду и занятости (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0).

Пример

Сотрудник устроился на фирму ООО «Янтарь» с 15 апреля 2007 года. Первый раз он имеет право взять отпуск после шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК). Получается: с 16 октября 2007 года. Следующий отпуск ему положен в период с 16 апреля 2008 года по 15 апреля 2009 года, то есть в течение второго года работы.

Казалось бы все просто, и надо лишь не забывать, что для каждого год свой. Однако на практике сотрудник вряд ли будет работать без перерывов. Ведь он может взять дни «за свой счет» или уехать на повышение квалификации, или заболеть, да и попросту прогулять. Поэтому для того, чтобы подсчитать границы «рабочего» года, надо знать, какое время входит в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а какое нет.

Подробно этот вопрос законодатели разобрали в статье 121 Трудового кодекса. В ней указано, что в стаж, кроме фактически отработанного времени, нужно включать те дни, когда сотрудника на работе не было, но место за ним сохранялось. Например, период повышения квалификации с отрывом от работы, праздничные и выходные дни, время ежегодного отпуска, а также отпуск по беременности и родам. Засчитывают и время «вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе», а также «период отстранения от своих обязанностей сотрудника не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине».

В этой же статье указаны и исключения. Так, при подсчете стажа, дающего право на оплачиваемый отпуск, надо исключить прогулы и отпуск по уходу за ребенком. Не считают и дни, которые сотрудник взял «за свой счет», но только если общая продолжительность таких отпусков в течение года превысит 14 календарных дней. Еще в прошлом году стаж работы для предоставления ежегодного отпуска терялся, только если за один раз работник брал больше семи дней без сохранения зарплаты. При этом количество таких отпусков не ограничивалось. С этого года правила изменились, теперь придется проверять, сколько пропущенных дней «накопил» сотрудник.

Если перечисленные выше периоды имели место, то границы «рабочего» года надо переносить.

Пример

Рассмотрим условия предыдущего примера. Предположим, что сотрудник в мае два раза брал отпуск без сохранения зарплаты. Один продолжительностью 5 дней, а второй — 10. В результате работник пропустил «за свой счет» 15 дней. На этот срок надо перенести дату, с которой он сможет взять первый оплачиваемый отпуск. Так что это будет уже не 16 октября 2007 года, а 1 ноября 2007 года.

Итак, мы разобрались со стажем работы, который позволяет сотруднику претендовать на ежегодные 28 дней отдыха (ст. 115 ТК). Но это всего лишь право на отпуск. Конкретный период отдыха сотрудников указан в графике отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника. Такой график составляется с учетом «мнения выборного органа первичной профсоюзной организации» (ст. 123 ТК).

По договоренности между работником и руководством отпуск можно брать не полностью, а по частям (ст. 125 ТК). Рассмотрим, как избежать проблем, связанных с делением ежегодного времени отдыха.

внимание

Не забудьте, что с октября прошлого года изменился порядок расчета среднего заработка для оплаты отпусков (ст. 139 ТК). Теперь рассчитывать отпускные нужно исходя из заработной платы за 12 полных календарных месяцев, предшествующих началу отпуска (а не за три, как было раньше). Соответственно и делить полученную сумму надо на 12. Изменили также и коэффициент. Он стал равен 29,4, а не 29,6.

Однако фирмы могут предусмотреть другой период расчета отпускных. Он только не должен ухудшить положение работников. Это право можно закрепить в коллективном договоре или в локальном нормативном акте компании.

Отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала.

Отдыхаем по частям

Законодатели установили только одно условие деления отпуска: одна из частей должна быть больше 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Причем не важно первая это часть или последняя. Оставшиеся дни отпуска можно разбить на любое количество частей, любой продолжительности. Хоть по одному дню. Это право сотрудника. Конечно, если такое деление не помешает работе фирмы и дирекция пойдет навстречу работнику.

Когда в графике отпусков указана конкретная дата, с которой работник уходит в отпуск, то писать заявление не надо. Если же в графике записан лишь месяц, то сотруднику придется письменно уточнить дату начала своего отдыха.

Отпуск длиною в один день вряд ли будет заранее обозначен в графике. Так что в этом случае заявление просто необходимо. Дальнейшее оформление не должно отличаться от обычного. Несмотря на то, что унифицированная форма № Т-6 (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1) не совсем подходит для однодневных отпусков, оформлять приказ лучше по ней.

Еще один вопрос, который часто возникает при разбиении отдыха на части, касается выходных дней. Ведь если разделить отпуск, например, на четыре части. Одна — 14 дней. Две части — по пять дней, с понедельника по пятницу (при пятидневной рабочей неделе), и последняя часть — четыре дня. То фактически сотрудник в общей сложности будет отдыхать не 28, а 32 дня. То есть на четыре календарных дня больше, чем те, кто отгуляет все сразу. Решения этого вопроса нет в Трудовом кодексе. Вероятно, каждая фирма должна самостоятельно разобраться с частичными отпусками и с выходными, которые будут к ним примыкать. Лучше закрепить в локальном нормативном акте компании или в коллективном договоре возможное количество и продолжительность частей отпуска.

Может быть и так, что работник часть своего отпуска не использовал. Тогда дни возможного отдыха переносят на следующий год (ст. 124 ТК). На что в этом случае стоит обратить внимание?

Прошлогодний отпуск

По-мнению специалистов из Федеральной службы по труду и занятости, «ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем». Причем соблюдать их хронологическую последовательность необязательно (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0).

В этом же письме трудовики напомнили, что по просьбе сотрудника фирма может выплатить денежную компенсацию, но только за ту часть неиспользованного ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Причем такая замена «является правом, а не обязанностью работодателя», — подчеркнули чиновники.

Л. Изотова